Microsoft SharePoint Contentmigratie
Overweegt u een overstap of bent u al overgestapt op Microsoft SharePoint? Eén van de grootste uitdagingen is de migratie van de content van het huidige naar het nieuwe systeem.
CMS migraties zijn in de regel complex, het gaat zelden alleen om het kopieren van de pagina’s. Naast pagina’s bevat het huidige CMS relaties, interne links, documenten, afbeeldingen, metadata en workflows en dit zal in de nieuwe SharePoint implementatie terug moet komen. Content is maar 1 aspect van de migratie, om de migratie tot een goed einde te kunnen brengen is er inzet van mensen en de juiste migratietooling nodig.
Enter your email address to download In 5 stappen naar een succesvolle migratie
Bij een migratie naar Microsoft SharePoint doorloopt Xillio een stappenplan:
Inventarisatie van de bestaande situatie
Tijdens de inventarisatie wordt zowel de voorkant als het CMS van de huidige website in kaart gebracht. Van de voorkant wordt de structuur, de content en de navigatie opgehaald zoals deze door de bezoeker wordt ervaren. Vanuit het CMS wordt de aanvullende metadata opgehaald en gecombineerd met eerder opgehaalde content. Deze inventarisatie vormt de basis voor de volgende migratiestappen. Lees meer.
Mapping van de bestaande en nieuwe situatie
In de inventarisatie zijn de huidige informatietypes en de bijbehorende velden beschreven. In de mapping wordt dit naast de nieuwe situatie gelegd om de overeenkomsten en verschillen boven tafel te krijgen. Per veld wordt gekeken of de benodigde informatie beschikbaar is in het huidige systeem en of restricties en formaten overeenkomen. Lees meer.
Opschonen van de content en de contentset
Opschonen bestaat feitelijk uit twee onderdelen. Het opschonen van de inhoud van de content, bijvoorbeeld het omzetten van HTML naar XHTML zodat het voldoet aan de eisen van SharePoint, het verwijderen van ongewenste opmaak uit de HTML en als tweede het opschonen van het contentset aan de hand van de migratieregels. Dit houdt in dat bijvoorbeeld nieuwsberichten voor 2002 niet worden gemigreerd of dat pagina’s die de afgelopen drie maanden niet zijn bezocht buiten de boot vallen. Lees meer.
Hoe om te gaan met metadata
SharePoint 2010 gebruikt metadata onder andere voor de navigatie, de zoekfunctionaliteit en social tagging. Binnen de migratie moet worden bepaald hoe de bestaande metadata moet worden gemigreerd. In sommige gevallen is de metadata onvolledig of onjuist toegekend, als dit 1 op 1 wordt gemigreerd kan dit resulteren in verkeerde zoekresultaten of dubbel content. Tijdens de inventarisatie wordt in kaart gebracht welke metadata aanwezig. Tijdens de migratie kan de bestaande metadata worden geherstructureerd, via zowel een geautomatiseerd proces als een handmatig proces waar redacteuren de bestaande metadata beoordelen. Dit aanlevering voor en de resultaten van deze handmatige stap worden opgenomen in het geautomatiseerde migratieproces. Daarnaast kan de content automatisch worden verrijkt met metadata op basis van de context of bijvoorbeeld de navigatie of externe bronnen.
Vervangen interne links
Omdat interne url’s in het nieuwe systeem niet langer dezelfde zijn als in de oude omgeving, is het nodig dat oude interne verwijzingen worden vervangen door nieuwe. Gebruikmakend van de data die verzameld is in de inventarisatie en extractie hebben we een automatisch proces ingericht waardoor de interne links na de migratie worden gereconstrueerd.
Migratie en import
Xillio heeft voor SharePoint migraties een generieke importer ontwikkeld die rechtstreeks gebruik maakt van de SharePoint API. Het voordeel van het gebruik van de API is dat er geen technische beperkingen zijn om bepaalde acties uit te voeren, met daarnaast een aanzienlijk snelheidsvoordeel als er met grote hoeveelheden data wordt gewerkt. Deze aanpak heeft als voordeel dat er niet direct met de database wordt gecommuniceerd, wat de risico’s aanzienlijk beperkt.
De importer verwerkt de opgeschoonde content en plaatst deze volgens vooraf gedefinieerde regels in speciale contentbakken op de nieuwe website. Daarna maakt de importer volgens de regels van de sitemap structuur en pagina’s aan, en koppelt de content uit de contentbakken aan de pagina’s. Vervolgens worden alle bijlagen (pdf-documenten, afbeeldingen, etc), in het nieuwe cms geplaatst door de importer.
Als laatste stap controleert de importer alle content op links, en worden alle interne verwijzingen bijgewerkt. Afhankelijk van het project kan er worden gekozen voor een big bang, stapsgewijze migratie of een continue synchronisatie van het bestaande systeem met SharePoint. Lees er hier meer over.
Klanten en projecten
- Intranet Barclays
Lotus Notes naar SharePoint 2007