Inventarisatie
Na de lancering van een intra- of internetsite groeit de hoeveel content vaak exponentieel, er worden met regelmaat contenttypes of variaties op bestaande contenttypes toegevoegd. Daarnaast blijven contenttypes die niet meer worden gebruikt vaak bestaan op de site en geven door het CMS gegenereerde overzichten van de content vaak een vertekend beeld van de werkelijke situatie. Bovendien dragen beperkingen in het huidige CMS of de creativiteit of onwetenheid van redacteuren er aan bij dat de contenttypes verkeerd worden ingezet of dat bepaalde content rondzwerft op de site. In deze stap van het migratietraject wordt de content in kaart gebracht.
Afhankelijk van waar uw organisatie zich bevindt op CMS-gebied is er een grote kans dat er geen compleet overzicht is van de aanwezige content en contentstructuur. Het loont niet om naar het bestandssysteem te gaan en simpelweg de bestanden te tellen. Er kunnen meerdere versies van hetzelfde bestand zijn of bestanden worden niet meer gebruikt in de site, maar bestaan nog wel. Bovendien is het vaak niet duidelijk hoe er een rechttoe rechtaan overzicht gegenereerd kan worden van wat er aanwezig is in het CMS en wat er op de site is gepubliceerd. Pagina’s zijn geregeld opgedeeld in meerdere herbruikbare componenten, wat het lastiger maakt om een schets van de situatie te krijgen.
Site én CMS opnemen in inventarisatie
Om een volledige inventarisatie uit te voeren neemt Xillio zowel de site als het CMS als uitgangspunt. De site bevat belangrijke informatie die niet direct af te leiden is uit het CMS, bijvoorbeeld de navigatie wordt in veel gevallen pas aan de hand van regels en afhankelijkheden op de site opgebouwd of er is informatie over de context beschikbaar die niet direct af te leiden is uit het CMS. Daarnaast kan in het CMS gedepubliceerde content of metadata staan die niet beschikbaar is via de site.
Inventarisatie van de contenttypes
Om content te kunnen migreren moeten de pagina’s en contenttypes, zoals bijvoorbeeld nieuwsberichten, kamerstukken of dossierpagina’s in kaart wordt gebracht. Alle links binnen de site worden gevolgd en de content wordt opgeslagen inclusief relevante informatie zoals:
- Metadata
- Velden en structuur
- Relaties
- Locatie
Inventarisatie van de documenten
Naast pagina’s moet de balans op worden gemaakt voor de documenten, zoals Microsoft Word, XLS, PDF, afbeeldingen en videobestanden. Per document moet minimaal het volgende worden opgeslagen:
- Metadata
- Relaties
- Locatie
Waardevolle informatie
De informatie over de content moet tijdens de inventarisatie gestructureerd worden opgeslagen, zodat er diverse rapporten kunnen worden gegenereerd. Naast overzichten van aantal documenten per contenttypes, pagina’s waar niet naar wordt verwezen, gebroken links, kunnen er ook specifieke rapporten worden gegeneerd. De geïnventariseerde content kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een statistiekensysteem. Een pagina kan dan wel gepubliceerd zijn, maar als uit de sitestatistieken blijkt dat het in het afgelopen jaar in totaal drie maal is bekeken kan daar actie op worden ondernomen. Het is zonde om bij een overstap naar een ander CMS te starten met overtollige content. Bovendien kunnen bijvoorbeeld de velden van verschillende contenttypes worden vergeleken in een matrix, hoe verschillend zijn de contenttypes nu echt?
Inventarisatie als basis voor de migratie én het CMS
Naast dat de inventarisatie een noodzakelijke basis vormt voor de volgende stappen in het migratietraject, vormt het een goed uitgangspunt tijdens het opstellen van de contenttypes of templates voor het nieuwe CMS. De resultaten van de inventarisatie bevatten doorslaggevende informatie voor het bepalen van de nieuwe contentstructuur. De resultaten van de inventarisatie worden vaak gebruikt om regels op te stellen om de content op te schonen, maar het is een eveneens een uitgelezen moment om de structuur van de contenttypes onder het vergrootglas te leggen. Als 19 van de 20 velden van twee contenttypes overeenkomen dan is het zinnig om de contentstructuur te heroverwegen. Start het migratietraject en de inventarisatie niet te laat, als deze bepalende informatie later in het project beschikbaar wordt heeft dat ofwel negatieve gevolgen voor de kwaliteit van het project of op de planning.
