Van DMS naar zaaksysteem: migreren of integreren?

Veel organisaties die migreren naar een nieuw DMS of zaaksysteem (bv. Greenvalley, Decos, Webnext, zaaksysteem.nl) hebben de wens om uiteindelijk het ‘oude’ DMS volledig uit te faseren en volledig over te stappen op het nieuw gekozen systeem.

Dat lijkt een logische stap. Echter, een DMS is vaak zeer geschikt als archief omdat het mogelijkheden biedt om documenten volgens bepaalde bewaar- en vernietigingstermijnen te beheren, hetgeen vanuit oogpunt van wet- en regelgeving soms noodzakelijk is. Omdat compliancy in het verleden zeer belangrijk was, wordt dat door het DMS veelal goed ondersteund en is dat goed ingericht. In het zaaksysteem daarentegen wordt vooral het zaakgericht werken goed ondersteund. Het volledig uitfaseren van een DMS is wellicht niet altijd de beste keuze.

Storage_LQ

Een migratie kan heel goed gecombineerd worden met integratie. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld alleen de lopende zaken te migreren van een DMS naar een zaaksysteem en de oudere documenten in het DMS te laten staan voor archivering. Door integratie van het oude DMS met het nieuwe bronsysteem is het ook nog eens mogelijk om de oudere content via nieuwe interface te ontsluiten.

Daarnaast is het mogelijk om met deze contentintegratie een stap verder te gaan. Integratie met allerlei andere contentomgevingen, zoals financiële systemen, IT service management of facility management, is ook mogelijk. Content blijft daarbij gewoon in de bron aanwezig, maar kan via een integratieplatform in ieder willekeurige interface worden ontsloten. Dat resulteert in één centrale view over alle content binnen de organisatie/instelling.

Dus voordat u aan een migratietraject van een zaaksysteem start, is het verstandig om te denken aan de combinatie van integratie met migratie. Laat u eventueel daarover adviseren door een migratie- en integratiespecialist.

---------------------------------------------------------------

Integratie of migratie

De enterprise content management markt verschuift steeds meer naar integratie. Waarom? Lees het in dit whitepaper.

New Call-to-action

Share this post on

Comments

Subscribe to email updates

Recente posts