Wanneer is content integratie logischer dan content migratie?

Iedere organisatie bezit content, zelfs heel veel content. De omvang hiervan groeit sterk en sneller dan organisaties kunnen beheren. Maar wat moeten we met al die informatie? Waar moet het worden opgeslagen? In de cloud of on-premise? In één centraal opslagsysteem of in afzonderlijke bedrijfsapplicaties? Wanneer is het nodig om content te migreren en wanneer is content integratie een betere optie?

Hier zijn 3 situaties waarin content integratie logischer is dan contentmigratie:

  1. 1. Bedrijfskritische legacy ECM

Uit een recentelijk onderzoek van AIIM blijkt dat 72% van de ondervraagde organisaties vinden dat hun inspanningen om de focus naar nieuwere (cloud) content management platforms te verschuiven, worden belemmerd door de bedrijfskritische functies die worden uitgevoerd door legacy ECM-systemen. Vaak spelen deze legacy ECM-systemen een cruciale rol in het bedrijfsproces of wordt content hier onder strikte regels (bv. retentie of bepaalde wetgeving/compliancy) goed gearchiveerd. In dit soort gevallen is het beter om deze systemen onberoerd te laten.

  1. 2. Consolidatie is nooit gelukt

Er zijn diverse pogingen van organisaties gedaan om content te consolideren op één centraal ECM-systeem, maar vaak zonder het beoogde resultaat van verbeterde productiviteit en efficiëntie. Sommige organisaties blijven zelfs in een migratietraject hangen. Waar zij aan de ene kant bezig zijn om hun legacy ECM te migreren naar on-premise ECM-systemen, zijn zij ondertussen ook bezig om on-premise ECM te migreren naar cloud opslag. Dat is natuurlijk waanzin. Als consolidatie nooit is gelukt, waarom dan nogmaals proberen? Soms is het beter content te laten daar waar die primair geproduceerd en gebruikt wordt, bijvoorbeeld in een Web Content Management systeem of line of business applicatie. Ontsluiten van die content via integratie is dan een betere oplossing.

  1. 3. Nieuwe technologieën

Jaarlijks betreden nieuwe technologieën de markt die ook onder zakelijke gebruikers winnen aan populariteit. Denk bijvoorbeeld aan de komst van cloud, bring-your-own-device en bring-your-own-storage in de vorm van file sharing services als OneDrive, GoogleDrive of Box. De komende jaren zullen er nog meer systemen de markt betreden waar de gebruiker toegang tot wil hebben voor content. Gebruikers willen deze technologieën ook graag gebruiken in hun werk, maar migreren naar deze (vaak cloud) applicaties is een no-go vanuit compliancy, security en technisch oogpunt. Integratie van deze nieuwe technologieën met on-premise ECM is daarentegen wel goed mogelijk.

-----------------------------------------------------------------------

Gratis AIIM Tip Sheet:

- De belangrijkste doelstellingen bij een content integratie project:

New Call-to-action 

 



Share this post on

Comments

Subscribe to email updates

Recente posts