PWN

PWN verruilt handmatige migratie van fileshare naar SharePoint voor Xillio software

PWN is het drinkwaterbedrijf in de provincie Noord-Holland. Het bedrijf met ruim 600 FTE produceert drinkwater voor bijna 800.000 aansluitingen. Daarnaast beheert het natuurgebieden tussen Zandvoort en Bergen. In 2014 introduceerde PWN een nieuw kennisportal en samenwerkingsomgeving. Het uiteindelijke doel was om afscheid te nemen van het inefficiënte werken op de fileshares. 

Adoptie SharePoint
“Na een training en ondersteuning van gebruikers door zogenoemde champions, werd gestart met het handmatig overzetten van alle content van onze fileshares naar e-Plaza, zoals wij onze digitale samenwerkingsomgeving noemen”, aldus Laura Blom, projectleider bij PWN. “Maar als snel bleek dat deze methode te tijdrovend en ook weinig succesvol. Uit een tussentijdse enquête bleek dat slechts 10 procent van de medewerkers daadwerkelijk werkte met e-Plaza. Omdat de netwerkschijven niet werden dichtgezet, zagen gebruikers geen noodzaak om volledig over te stappen.” Daar moest verandering in komen en er werd een taskforce opgezet om de adoptie van e-Plaza te optimaliseren.

Verandertraject
Laura Blom, hoofd taskforce, vertelt over de onderzoeksfase van de groep: “Een transitie naar SharePoint is niet simpelweg een implementatie van een tool. Het is een verandertraject, waar je tijd voor moet nemen. Het moet qua functionaliteit goed aansluiten op de wensen van gebruikers en het moet op de juiste manier gecommuniceerd worden om weerstand bij gebruikers weg te nemen. We besloten om terug naar de basis te gaan en te onderzoeken of het haalbaar was om alle documenten op een kwalitatieve en efficiënte manier handmatig over te zetten van netwerkschijven naar e-Plaza.”

Analyse van de fileshare
Om inzichtelijk te krijgen om hoeveel bestanden het totaal ging, vroeg PWN aan Xillio om een complete analyse van de fileshares uit te voeren. Na een eenvoudige rekensom werd duidelijk dat verder gaan met handmatig overzetten van de content veel meer uren zou kosten dan automatische migratie met behulp van het Content ETL Platform van Xillio. “De toegevoegde waarde van de automatische migratie in combinatie met Xillio ligt vooral in het feit dat het platform de kwaliteit van de content kan vergroten door middel van het ontdubbelen van bestanden, versiebeheer en verrijking door metadata”, aldus Laura Blom.

 

 

Automatische migratie
De automatische migratie naar het nieuwe SharePoint systeem door Xillio werd onder meer gerealiseerd door het opstellen van een aantal selectieregels en verrijkingsregels. Op basis van de selectieregels (bv. type extensie of leeftijd van een document) werd een document wel of niet gemigreerd. Daarnaast werd de business aan het werk gezet. Hen werd gevraagd alle mappen te inventariseren, de verrijking met metadata te controleren en een keuze te maken of ontdubbelen en versiebeheer moest worden toegepast op hun documenten. Na de testfase werd de definitieve migratie in productie genomen.

Geleerde lessen
Uit het project heeft PWN een aantal geleerde lessen en aandachtpunten kunnen halen. Met betrekking tot content migraties is één van die lessen dat er kritische gekeken moet worden naar welke type bestanden moeten worden toegestaan op SharePoint. “Het uitgangspunt moet het gebruik zijn en niet wat mogelijk is”, aldus Laura Blom. Een van de belangrijkste aandachtspunten is de communicatie naar de gebruikers. “Maak de gebruiker bewust van de urgentie van het project en een gedegen en volledige controle door hen.”

Afscheid van fileshares
Eind 2016 is de transitie van fileshares naar de digitale samenwerkingsomgeving bijna afgerond, slechts enkele afdelingen en hun mappen moeten nog worden overgezet en daarna worden alle netwerkschijven volledig dichtgezet. “We zijn nog nooit een document kwijtgeraakt”, aldus Laura Blom. “En dat is voor de eindgebruiker natuurlijk heel waardevol. Alhoewel de doorlooptijd langer is dan in eerste instantie was ingeschat, hebben we uiteindelijk een strak beleid kunnen definiëren en gaan we met veel vertrouwen afscheid nemen van onze fileshares.”

 

Download case

"De toegevoegde waarde van de automatische migratie met Xillio is dat het platform de kwaliteit van de content kan vergroten door middel van het ontdubbelen van bestanden, versiebeheer en verrijking door metadata."

Laura Blom
- Projectleider bij PWN