Alaska

Migratie van Oracle WebCenter Content naar Alfresco voor Alaska

De staat Alaska
Alaska, ten noordwesten van Canada in Noord-Amerika, is geografisch de grootste, maar meest dunbevolkte Amerikaanse staat. De IT-afdeling van de staat Alaska heeft altijd Oracle WebCenter Content (Oracle WCC) gebruikt voor document- en records management. "Onze Oracle-installatie bevat ongeveer 230.000 documenten, veel van hen met meerdere versies," aldus Zoya Ponomareva, programmacoördinator. "Het doorzoeken van deze documenten was verre van makkelijk en bovendien waren we niet tevreden over de ondersteuning van Oracle." Alaska besloot om Alfresco te kiezen als het nieuwe Enterprise content management systeem. Dit hield in dat alle documenten vanuit Oracle WCC veilig gemigreerd moesten worden naar Alfresco.

Alfresco
Ponomareva: "Alfresco was volledig nieuw voor ons en daarom bevonden wij ons op onbekend terrein. Alfresco was niet geconfigureerd en we hadden nog nooit zo'n contentmigratie gedaan. En dus hadden we een leverancier nodig met deskundigheid en geduld om ons te helpen op de meest efficiënt mogelijke manier.” Na een zoektocht op internet, besloot de IT-afdeling van Alaska om Xillio als partner in dit proces aan te wijzen. De opdracht omvatte aanvankelijk geen transformaties, maar vereiste alleen een export van gegevens uit Oracle WCC en een import in Alfresco. Xillio gebruikte hiervoor haar migratiesoftware met de reeds ingebouwde Oracle WCC-connector en de Alfresco-connector. De migratie verliep volledig geautomatiseerd met Xillio’s software voor extractie, transformatie en import, De volledige export van Oracle WCC duurde minder dan een week, de import duurde slechts vier dagen.

Transformaties aan de content
Hoewel de staat aanvankelijk geen transformaties nodig dacht te hebben op de content, besloot de IT-afdeling dit toch toe te passen om zo de content op de juist manier in het nieuwe systeem te plaatsen. Omdat het nieuwe Alfresco-systeem nog niet was geconfigureerd, was er geen structuur. De Xillio professional services afdeling ontwierp daarom een voorlopig datamodel in Alfresco en heeft de Oracle WCC-content hierin geïmporteerd. Daarnaast werd er gevraagd om een aantal dingen tijdens de implementatie van Alfresco te veranderen om zo de volledige van de voordelen van de migratie te profiteren.

Naast de wijzigingen in de Alfresco-structuur adviseerden Xillio-consultants Alaska om niet alle documenten in dezelfde map te importeren, wat oorspronkelijk het plan was. Dit zou een negatieve invloed hebben gehad op de prestaties van het systeem; daarom creëerde Xillio aanvullende regels en een mappenstructuur voor de documenten.

Recordtijd
Als resultaat heeft Alaska nu een nieuw Alfresco-systeem, gevuld met alle (geldige) content die het ook in Oracle, voorafgaand aan de migratie, had. Xillio creëerde een consistente en beheersbare structuur voor hen in meerdere iteraties. Deze bieden geavanceerde inzichten. Het doorzoeken van documenten is nu extreem eenvoudig, terwijl dat bijna onmogelijk was in Oracle WebCenter 

Download case

"Dankzij de hulp van Xillio waren we in staat om dit uitdagende project binnen een recordtijd te realiseren. De expertise van Xillio is voortreffelijk. We hadden niet verwacht dat er zoveel bereikt kon worden in zo’n korte periode."

Zoya Ponomareva
- Programmacoördinator