5 onmisbare stappen om content uit fileshares te migreren

Het migreren van traditionele fileshares naar een ECM-platform kan een flinke uitdaging zijn. Voordat jij aan de migratie begint, vind je hier 5 essentiële stappen die ervoor zorgen dat jouw migratie naar ECM succesvol verloopt!

Analyseer de content

Splits actief en archiveer

Identificeer applicaties die netwerkschijven gebruiken

Vergelijk fileshare met ECM

Denk aan 'alleen-lezen'

1. Analyseer de content
Misschien heb jij al een shortlist gemaakt van ECM-systemen die jouw voorkeur hebben. Maar voordat je de definitieve keuze maakt, is het slim om jouw fileshare goed te analyseren. Misschien bevat jouw fileshare speciale soorten content, zoals AutoCAD-bestanden, die invloed hebben op de eisen die jij aan het nieuwe systeem stelt. Kortom, kies niet voor een simpele ‘lift-and-shift’ aanpak!

3. Identificeer applicaties die netwerkschijven gebruiken
Voor sommige applicaties heb je nog steeds een netwerkschijf nodig, bijvoorbeeld om bestanden tijdelijk op te slaan of voor logbestanden. In deze gevallen blijf je na de migratie aangewezen op een fileshare om deze systemen te ondersteunen. Bewaar deze fileshares bij voorkeur in een afgeschermde omgeving, zodat niet iedereen binnen jouw organisatie er toegang toe heeft. Zo beperk je risico’s en houd je de controle over gevoelige data.

Het vergelijken van content op fileshares met jouw huidige ECM-platform – in het geval dat je de fileshares EN verouderde ECM-omgeving wilt migreren – kan handig zijn om dubbele bestanden te identificeren. Deze bestanden kunnen worden uitgesloten van de migratie vanuit de fileshare naar een nieuwe omgeving.

5. Denk aan 'alleen-lezen'
Je ziet vaak dat organisaties vastlopen met hun fileshares nadat ze hun content hebben gemigreerd naar een nieuw centraal systeem. Vraag jij je ook af: moet je de fileshares toegankelijk houden, volledig verwijderen of alleen-lezen maken? Alleen-lezen lijkt een veilige keuze, maar in de praktijk zorgt deze optie regelmatig voor onveilige werkwijzen—zoals het opslaan van teamdocumenten in onveilige cloudopslag. De beste oplossing? Zorg ervoor dat jouw nieuwe ECM-systeem alle content bevat die jouw gebruikers nodig hebben. Zo voorkom je dat mensen teruggrijpen naar oude, onveilige oplossingen.

Sta jij aan de start van een migratie van fileshares? Zet vandaag nog de eerste stap naar een veilige en efficiënte digitale werkomgeving. Volg deze best practices en kies direct de migratietool die perfect aansluit op jouw organisatie. Neem zelf de regie en creëer de waarde die jij zoekt!

Wil je sparren over jouw migratieplannen of direct aan de slag met een persoonlijk advies? Boek  een vrijblijvende afspraak met een van onze experts en ontdek hoe jij succesvol migreert naar een moderne omgeving.

----------------------------------------------------------------