5 onmisbare stappen die u moeten nemen voordat u content uit fileshares migreert

In een eerdere blog hebben wij geprobeerd u er van te overtuigen dat het verstandig is om bedrijfsdocumenten op te slaan in een Enterprise Content Management (ECM) systeem, in plaats van op uw fileshares. Het verhuizen van traditionele fileshares naar een ECM-platform kan een enorme uitdaging zijn. Voordat u met de migratie start zijn hier 5 te nemen stappen die een succesvolle migratie garanderen!

1. Analyseer de content
Misschien heeft u al een short list gemaakt van ECM systemen die uw voorkeur genieten. Maar voordat u de definitieve keuze maakt, is het een goed idee om de content die gemigreerd moet worden te analyseren. Misschien bevat uw fileshare speciale soorten content, zoals AutoCAD bestanden, die een effect hebben op de eisen die u stelt aan het nieuwe systeem. Kortom, hanteer geen ‘lift-and-shift’ methode!

  1. 2. Splits actief en archiveer

Een archiveringsoplossing is een statische omgeving en meestal zijn de opslagkosten hierbij een stuk lager dan bij een collaboratie-oplossing. Probeer voorafgaand aan de migratie zo veel mogelijk inactieve content te archiveren. Migreer alleen actieve bestanden en gegevens naar de collaboratie-oplossing of het document management systeem (DMS).

  1. 3. Identificeer applicaties die netwerkschijven gebruiken
    Voor sommige applicaties is een netwerkschijf vereist. Dit bijvoorbeeld om bestanden te dumpen voor later gebruik of voor logdoeleinden. In dit geval heeft u na de migratie nog steeds een fileshare nodig om deze systemen te ondersteunen. Gewoonlijk raden wij aan om de fileshares in een gesloten omgeving te bewaren die niet toegankelijk is voor iedereen binnen de organisatie.

  2. 4. Vergelijk fileshare met ECM

Het vergelijken van content op fileshares met uw huidige ECM-platform – in het geval dat u uw fileshares EN verouderde ECM-omgeving wilt migreren – kan handig zijn om dubbele bestanden te identificeren. Deze bestanden kunnen worden uitgesloten van de migratie vanuit de fileshare naar een nieuwe omgeving.

  1. 5. Denk aan 'alleen-lezen'

Wij zien dat veel organisaties worstelen met hun fileshares nadat zij hun content hebben gemigreerd naar een nieuw centraal systeem. Moet ik de fileshares toegankelijk houden, volledig verwijderen of alleen-lezen toegang geven? ‘Alleen-lezen’ lijkt een goede oplossing, maar organisaties denken daar later vaak anders over. De alleen-lezen modus resulteert vaak in onveilige en afwijkende werkwijzen, zoals bijvoorbeeld het opslaan van afdelingsdocumenten in Dropbox. De beste manier om dit op te lossen is door ervoor te zorgen dat uw nieuwe ECM systeem alle content bevat die uw gebruikers nodig hebben. 

Als uw organisatie van plan is om een migratie van fileshares uit te voeren, zal het volgen van deze stappen u in de juiste richting sturen. In de volgende fase moet u waarschijnlijk een migratie tool kiezen die het beste werkt voor uw organisatie en u uiteindelijk de waarde biedt waar u naar op zoek bent.

----------------------------------------------------------------

 

Content Analysis: here is what you can learn 

 

Share this post on

Comments

Subscribe to email updates

Recente posts