Content analyse van ECM systemen en Fileshares

Welke content is aanwezig in jouw ECM-systemen, fileshares of netwerkschijven?

Content analyse voor ECM-systemen en netwerkschijven

Welke content is aanwezig in jouw ECM-systemen, fileshares of netwerkschijven? Dat inzicht is essentieel voorafgaand aan een migratie, opschoning of modernisering van uw informatieomgeving. Xillio ziet contentanalyse als het startpunt van ieder succesvol migratie- of optimalisatieproject.

Veel organisaties gebruiken nog steeds netwerkschijven naast ECM-systemen zoals OpenText, Documentum, FileNet, SharePoint of andere documentmanagementomgevingen. Daardoor is content vaak verspreid over meerdere bronnen, met beperkte controle over kwaliteit, volledigheid, metadata, duplicaten en gevoelige informatie.

Met de contentanalyse van Xillio krijgt je snel inzicht in wat er aanwezig is, waar risico’s zitten en welke content geschikt is om te migreren, op te schonen, te archiveren of opnieuw te structureren.

Fileshare-analyse-laptop2 (1)
Om inzichtelijk te krijgen om hoeveel bestanden de totale migratie ging, vroegen wij aan Xillio om een complete analyse van de fileshares uit te voeren. Na een eenvoudige rekensom werd duidelijk dat verder gaan met handmatig overzetten van de content te veel uren zou kosten."
Laura-blom-circle

Laura Blom

Projectleider bij PWN

Welke content bevindt zich in uw systemen?

Je wil vervuilde, dubbele of ongecontroleerde content waarschijnlijk niet meenemen naar jouw nieuwe contentmanagementomgeving. Xillio biedt uitgebreide analyses en rapportages voor zowel ECM-systemen als fileshares. Hiermee krijg je inzicht in welke content aanwezig is, welke content waardevol is, welke content risico’s bevat en welke content redundant, overbodig of triviaal is.

De analyse helpt onder andere bij het beantwoorden van vragen zoals:

  • Welke documenten staan er in het systeem?
  • Hoeveel content en data moet daadwerkelijk worden gemigreerd?
  • Welke bestanden of dossiers zijn verouderd, dubbel of incompleet?
  • Welke metadata is aanwezig, ontbreekt of inconsistent?
  • Welke content bevat gevoelige informatie?
  • Welke structuur, rechten, versies of relaties moeten behouden blijven?
  • Welke content kan worden opgeschoond, gearchiveerd of uitgesloten?

Je kan deze analyse laten uitvoeren door jouw eigen IT-dienstenleverancier met behulp van Xillio-technologie, of door de ervaren consultants van Xillio.

Meer dan 40 inzichten

De standaard rapportages van Xillio geven inzicht in onder andere:

  • Totaal aantal en volume van documenten en bestanden
  • Aantal bestanden per type
  • Laatst bewerkte documenten en bestanden, eventueel per jaar of afdeling
  • Dubbele bestanden, documenten en mappen
  • Lege mappen en ongebruikte structuren
  • Diepte en complexiteit van folder- en dossierstructuren
  • Specifieke bestanden of mappen op basis van tekst
  • Speciale extensies en afwijkende bestandstypen
  • Aanwezige en ontbrekende metadata
  • Metadata-kwaliteit en consistentie
  • Documentversies en historische content
  • Rechten, eigenaarschap en toegang
  • Content met mogelijke risico’s of gevoelige informatie
  • Input voor opschoning, archivering, herstructurering en migratieregels
Content analyse van ECM en file shares

Offerte opvragen