Migratie van HPTrim naar OpenText Core Content Management

Overstap van het verouderde HP TRIM-documentbeheersysteem naar OpenText Core Content Management, waarbij de naleving van de regelgevingwordt gewaarborgd, complexe documenthiërarchieën behouden blijven en kritieke bedrijfsprocessen volledig ongestoord blijven verlopen.

Bron

  • HP TRIM-versies 6.x, 7.x, 8.x, 9.x en hoger
  • HP Records Manager
  • Micro Focus Content Manager
  • TOWER Software TRIM (verouderd)

Doel

  • OpenText Core Content Management
Optie‘alleen exporteren ’: TRIM-records archiveren voor langdurige bewaring met het oog op naleving van de regelgeving, zonder migratie naar een nieuw platform

Veelvoorkomende uitdagingen

  • Het migreren van classificatieschema’s en bewaartermijnen naar categorieën in OpenText Core Content Management
  • Behoud van nummeringsschema's voor documenten en hiërarchieën van opslaglocaties
  • Het omzetten van de beveiligingsvoorwaarden en toegangscontroles van TRIM naar OpenText Core Content Management-machtigingen
  • Omgaan met records met meerdere elektronische documenten of zonder documenten
  • Het omleiden van links die naar gearchiveerde inhoud leiden
IT-specialisten in de publieke sector die een conform HP TRIM-naar-OpenText Content Server Cloud-migratie plannen
Overheidsorganisatie migreert HP TRIM-records naar OpenText Content Server Cloud
  • Het bijhouden van verwijderingsbevoegdheden, triggers en metadata inzake naleving
  • Inhoud extraheren uit oudere TRIM-versies met beperkte API-ondersteuning
  • Het beheren van markeringen voor essentiële documenten, wettelijke bewaarplichten en vereisten voor audittrajecten

Wat kan deze migraties ingewikkeld maken?

De complexiteit van documentbeheer

Het DNA van HP TRIM op het gebied van documentbeheer zorgt voor een unieke complexiteit bij migratie. TRIM is speciaal ontwikkeld voor de overheid en gereguleerde sectoren, en de classificatieschema’s, vernietigingsschema’s en beveiligingsvoorschriften van TRIM hebben geen directe tegenhangers in algemene ECM-platforms. De nummeringsschema’s voor documenten, de hiërarchieën van opslagcontainers en de vereisten voor audittrajecten van het systeem vragen om een gespecialiseerde aanpak om naleving en de bewakingsketen te waarborgen.

Kloof tussen het ‘Record-to-Document’-model

De architectuur van TRIM scheidt elektronische documenten van de metagegevens van de betreffende records: een document kan in meerdere records voorkomen, en records kunnen ook zonder documenten bestaan. Deze veel-op-veel-relatie, in combinatie met de strenge toegangscontroles en beveiligingsclassificaties van TRIM, vereist een zorgvuldige afstemming op het documentgerichte model van OpenText.

Variabiliteit in verouderde schema’s

Oudere TRIM-installaties omvatten vaak versies 6.x tot en met 9.x, met inconsistente metadataschema’s, aangepaste velden die in de loop van decennia zijn toegevoegd, en classificatieschema’s die zijn meegegroeid met veranderende wettelijke vereisten.

Hoe Xillio dit aanpakt

Inhoudsanalyse vóór de migratie met Xillio Insights

Inhoudsanalyse vóór de migratie met Xillio Insights

We scannen je TRIM-omgeving om classificatieschema’s in kaart te brengen, aangepaste velden te identificeren, recordtypes te analyseren en de complexiteit van het vernietigingsschema te beoordelen. Deze analyse brengt vóór de migratie problemen met de kwaliteit van de metagegevens, dubbele records en inconsistentiesin de classificatie aan het licht .

Expertise op het gebied van documentbeheer

Onze TRIM-connector maakt onderscheid tussen records, elektronische documenten en containers en behoudt deze relaties tijdens de conversie naar de documentbeheerstructuur van OpenText.

Classificatie en bewaartermijnkaart

We stellen gedetailleerde koppelingen op tussen de TRIM-classificatieschema’s ende categorieën van OpenText Core Content Management, en tussen de TRIM-verwijderingsschema’s en de bewaarbeleidsregelsvan OpenText, zodataan de wettelijkevoorschriften wordt voldaan.

Bewaring van audittrajecten

Door het volledig vastleggen van migraties en het bewaren van metagegevens wordt de bewakingsketengewaarborgd voor nalevingscontroles en wettelijke vereisten.

Op grote schaal bewezen

Xillio heeft wereldwijd bedrijfsmigraties uitgevoerd voor overheidsinstanties, financiële instellingen en gereguleerde sectoren, waarbij miljarden records zijn verplaatst met behoud van naleving van de regelgeving en operationele continuïteit.

Xillio geniet het vertrouwen van bedrijven over de hele wereld:

Veelgestelde vragen

Is het mogelijk om TRIM-classificatieschema’s te migreren naar OpenText Core Content Management? 
Ja. We koppelen TRIM-classificatieschema’s aan OpenText-categorieën en -mappen, waarbij we de hiërarchische structuur en de metagegevensvereisten behouden waarop uw gebruikers vertrouwen. Aangepaste velden en recordtypen worden omgezet naarhun OpenText-equivalenten.
Wat gebeurt er met de verwijderingsschema’s en bewaartermijnen? 
De verwijderingsschema's van TRIM worden gekoppeld aan de bewaarbeleidsregels van OpenText. We bewaren verwijderingstriggers, bewaartermijnen, markeringen voor essentiële documenten en de status van juridische bewaarplicht om te voldoen aan de regelgeving.
Kun je records migreren die naar meerdere elektronische documenten verwijzen? 
Ja. Wij verwerken de unieke koppelingen tussen records en documenten in TRIM, waaronder records met meerdere documenten, documenten waarnaar vanuit meerdere records wordt verwezen, en records zonder elektronische documenten.
Hoe zorg je ervoor dat de beveiligingsmaatregelen en toegangscontroles van TRIM in stand blijven? 
We zetten de beveiligingsclassificaties en toegangscontroles van TRIM om naar de machtigingsstructuren van OpenText, waarbijwe het principe van minimale rechtenhandhaven en ons tegelijkertijd aanpassen aan het beveiligingsmodel van OpenText.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd? 
Ja. Wij ondersteunen gefaseerde migraties op basis van recordtype, classificatie, afdeling of datumbereik, waardoor TRIM operationeel blijft terwijl je geleidelijk overstapt naar OpenText.
Ondersteun je migraties die uitsluitend voor archiveringsdoeleinden zijn bedoeld? 
Ja. Als je TRIM buiten gebruik stelt , maar de gegevens moet bewaren om aan de regelgeving te voldoen, kunnen wij je gegevens met alle metagegevens en audittrajecten exporteren naar een archiefopslag voor de lange termijn.

Klaar om je documentbeheer te moderniseren en tegelijkertijd aan de regelgeving te blijven voldoen?

Vraag een offerte aan

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van je wensen.