Migratie van OnBase naar SharePoint Online

Stap over van Hyland OnBase naar SharePoint Online en Microsoft 365, waardoor je licentiekosten bespaart en tegelijkertijd profiteert van moderne samenwerkingsmogelijkheden, AI-functionaliteiten en naadloze Office-integratie, terwijl jouw documentworkflows en nalevingsvereisten behouden blijven

Bron

  • Hyland OnBase, oudere en moderne versies
  • OnBase Enterprise-platform
  • OnBase Unity-client
  • OnBase-webclient

Doel

  • SharePoint Online
  • Microsoft Teams
  • OneDrive voor Bedrijven
  • Microsoft 365 met Copilot
Optie‘Alleen exporteren ’: OnBase-inhoud archiveren voor wettelijk vereiste bewaartermijnen zonder actieve migratie

Veelvoorkomende uitdagingen

  • OnBase-documenttypen en trefwoordensets omzetten naar SharePoint-inhoudstypen en metagegevens
  • Het migreren van OnBase-inhoud die wordt gebruikt in workflows met complexe routering en bedrijfslogica
  • AutoFill-trefwoorden toewijzen aan automatisering van SharePoint-kolommen of berekende velden
  • Het omzetten van bewaartermijnen en verwijderingsregels naar SharePoint-bewaarbeleidsregels
  • Zorgen voor de omleiding van links die verwijzen naar gearchiveerde inhoud
Professionals die zich bezighouden met de complexe uitdagingen van een migratie van OnBase naar SharePoint Online
IT-professional die verantwoordelijk is voor de migratie van grootschalige contentsystemen binnen ondernemingen
  • Omgaan met OnBase-annotaties, stempels en roodmarkeringen op gescande documenten
  • Het migreren van Unity Forms- en WorkView-toepassingsgegevens met bijbehorende documenten
  • Het herstructureren van op trefwoorden gebaseerde organisatie naar het bibliotheek- en mappenmodel van SharePoint
  • Herconfiguratie van integraties met ERP-, HR- en andere bedrijfsspecifieke systemen

Hoe Xillio dit aanpakt

Inhoudsanalyse vóór de migratie met Xillio Insights

Inhoudsanalyse vóór de migratie met Xillio Insights

We analyseren jouw OnBase-omgeving om een overzicht te krijgen van de documenttypes, het gebruik van trefwoordensets te beoordelen, de complexiteit van de workflows te evalueren en integratieafhankelijkheden in kaart te brengen. Zo krijgen we inzicht in de omvang van de content, indexeringspatronen en mogelijkheden om jouw SharePoint-architectuur vóór de migratie te optimaliseren.

Expertise op het gebied van OnBase-migratie

Onze Hyland OnBase-connector, die door jarenlange ervaring met migraties bij grote ondernemingen is geperfectioneerd, ondersteunt configuraties voor documenttypes, indexering op trefwoorden en de gegevensstructuren van Unity Client. We hebben organisaties in de gezondheidszorg, de overheidssector en de financiële sector geholpen bij de overstap van OnBase naar SharePoint, waarbij de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd bleef.

Toewijzing van documenttype aan inhoudstype

We ontwerpen uitgebreide koppelingen tussen OnBase-documenttypes en trefwoordensets enerzijds en SharePoint-inhoudstypen, sitekolommen en taxonomieën voor beheerde metadata anderzijds. Onze migratie-accelerators bieden beproefde patronen voor veelvoorkomende OnBase-configuraties, waardoor de ontwerptijd wordt verkort en het migratierisico wordt verminderd.

Planning van de herinrichting van de werkstroom

We documenteren OnBase-workflows met gedetailleerde specificaties, waaronder routeringslogica, goedkeuringsketens en integratiepunten, en bieden zo blauwdrukken voor het nabouwen in Power Automate, waardoor de continuïteit van de bedrijfsprocessen gewaarborgd blijft.

Vertaling van het beleid inzake gegevensbewaring

We koppelen de bewaartermijnen en verwijderingsregels van OnBase aan de bewaarbeleidsregels van SharePoint en de nalevingsfuncties van Microsoft 365, zodat ook na de migratie aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan.

Ervaring met bedrijfsmigraties

Met meer dan 20 jaar ervaring in de gezondheidszorg, de financiële sector, de overheid en het bedrijfsleven heeft Xillio OnBase-migraties uitgevoerd waarbij kostenbesparing en operationele continuïteit in evenwicht zijn gebracht. Onze beproefde methodieken en expertise op het gebied van connectoren zorgen ervoor dat jouw overgang naar Microsoft 365 soepel verloopt en de risico’s goed worden beheerd.

Bedrijven over de hele wereld vertrouwen op Xillio:

OnBase naar SharePoint Online in de praktijk

Een wereldwijde professionele organisatie heeft met behulp van Xillio een succesvolle overstap gemaakt van Hyland OnBase naar SharePoint Online, waardoor de toegang tot documenten en de controle over gereguleerde gegevens zijn verbeterd.

Global Accountancy Firm Migrates from OnBase to SharePoint Online
Global Professional Accountancy Company Migrates from Hyland OnBase to SharePoint Online

Global Accountancy Firm Migrates from OnBase to SharePoint Online

Wat kan deze migraties ingewikkeld maken?

Vertaling van het inhoudsmodel

De op trefwoorden gebaseerde indexering en de workflowgerichte architectuur van Hyland OnBase verschillen fundamenteel van het metadatamodel en het bibliotheekmodel van SharePoint. OnBase organiseert inhoud op basis van documenttypes met trefwoordensets in plaats van mappen, waardoor een zorgvuldige vertaling naar de inhoudstypen en beheerde metadata van SharePoint nodig is voor een optimale bruikbaarheid.

Workflow en integratie: hercreatie

De krachtige workflow-engine van OnBase, met geavanceerde routeringsregels, goedkeuringsketens en bedrijfslogica, omvat cruciale processen die in Power Automate moeten worden nagebouwd. Deze workflows zijn vaak nauw geïntegreerd met bedrijfsapplicaties via OnBase-API’s en aangepaste scripts, die voor SharePoint opnieuw moeten worden geconfigureerd.

Trefwoorden, retentie en nalevingsanalyse

De AutoFill-trefwoordensets van het platform, waarbij waarden automatisch worden ingevuld op basis van database-opzoekingen of andere trefwoorden, moeten worden gekoppeld aan standaardkolommen in SharePoint, berekende velden of Power Automate-stromen. De bewaartermijnen en verwijderingsschema’s van OnBase moeten worden omgezet naar bewaarbeleidsregels en labels in SharePoint, waarbij aan de nalevingsvereisten moet worden voldaan.

Beslissingen inzake documenttypearchitectuur

OnBase-installaties bevatten doorgaans meerdere documenttypes die verschillende bedrijfsfuncties dienen – facturen, contracten, HR-dossiers, gescande correspondentie – elk met unieke sets trefwoorden, bewaartermijnen en workflowvereisten. Organisaties moeten beslissen hoe ze deze in SharePoint willen structureren: afzonderlijke sites, meerdere bibliotheken met inhoudstypen, of geconsolideerde architecturen met weergaven en filters.

Aantekeningen en afhankelijkheden van de toepassing

Gescande documenten in OnBase bevatten vaak aantekeningen, stempels en bewerkingen die in de OnBase-viewer zijn aangebracht en die tijdens de migratie behouden moeten blijven of moeten worden omgezet naar PDF-aantekeningen. De integratie met de toepassingen OnBase Workflow, Unity Forms en WorkView maakt het proces complexer, waardoor een zorgvuldige analyse en planning van de hercreatie vereist zijn.

Veelgestelde vragen

Kun je OnBase-documenttypen en trefwoorden naar SharePoint migreren? 
Ja. We koppelen OnBase-documenttypen en trefwoordensets aan SharePoint-inhoudstypen en sitekolommen, waarbij de documentclassificatie en doorzoekbaarheid behouden blijven waarop uw bedrijfsprocessen zijn gebaseerd.
Wat gebeurt er met OnBase-workflows in SharePoint?
We brengen bestaande OnBase-workflows in kaart, inclusief de gedetailleerde routeringslogica en bedrijfsregels, en stellen vervolgens specificaties op voor het nabootsen van gelijkwaardige processen in Power Automate, waarbij we de goedkeuringsketens en integratiepunten behouden.
Hoe ga je om met automatisch ingevulde trefwoorden in SharePoint?
Afhankelijk van de complexiteit koppelen we de logica achter de AutoFill-zoekwoorden aan standaardwaarden voor SharePoint-kolommen, berekende velden of Power Automate-flows, waarbij we waar mogelijk zorgen dat de waarden automatisch worden ingevuld.
Kun je OnBase-annotaties en -stempels op documenten behouden?
Ja. We kunnen annotaties, stempels en bewerkingen uit de OnBase-viewer omzetten naar PDF-annotaties of deze als afzonderlijke metagegevens behouden, afhankelijk van jouw vereisten en nalevingsbehoeften.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd?
Ja. Wij ondersteunen gefaseerde migraties op basis van documenttype, afdeling of bedrijfsfunctie, waardoor OnBase operationeel blijft voor kritieke processen terwijl je stapsgewijs overstapt naar SharePoint.
Ondersteunt je migraties die uitsluitend voor archiveringsdoeleinden zijn bedoeld? 
Ja. Als je OnBase buiten gebruik stelt, maar documenten moet bewaren om aan wettelijke voorschriften te voldoen, kunnen wij de inhoud – inclusief alle trefwoordgegevens, metadata over de bewaartermijnen en audittrails – exporteren naar een archiefopslag voor de lange termijn.

Klaar om de kosten van OnBase te verlagen en tegelijkertijd het contentbeheer te moderniseren?

Vraag een offerte aan

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van jouw wensen.