Migratie van OpenText Archive Server naar SharePoint Online

Migreer van OpenText Archive Server naar SharePoint Online en Microsoft 365, zodat gearchiveerde inhoud toegankelijk, doorzoekbaar en geschikt voor AI wordt — terwijl de opslagkosten voor archieven worden verlaagd en de afhankelijkheid van verouderde infrastructuurwordt weggenomen.

Bron

  • IXOS Archive Server (oude merknaam)
  • Captaris Archive Server (oude merknaam)
  • OpenText Archive Server 9.x, 10.x, 16.x en hoger

Doel

  • SharePoint Online
  • Azure Blob Storage (onveranderlijk / met bewaartermijn)
  • Microsoft 365-archief
Optie ‘Alleen exporteren’: gearchiveerde inhoud migreren naar een alternatieve opslagplaats voor langetermijnarchivering

Veelvoorkomende uitdagingen

  • Het handhaven van bewaartermijnen, wettelijke bewaarplichten en audittrajecten met het oog op naleving
  • Het migreren van Archive Server-partities naar de juiste SharePoint-/Microsoft 365-structuren
  • Omgaan met gearchiveerde e-mail met volledige metadata, headers en eDiscovery-vereisten
  • Beheer van links in gebruikersmailboxen die verwijzen naar gearchiveerde of gemigreerde inhoud
  • Omleiding na de migratie van links die verwijzen naar gearchiveerde inhoud
IT-professionals die werken aan de migratie van Archive Server naar Microsoft 365
Professionals die een complexe migratie van OpenText Archive Server naar SharePoint begeleiden
  • Het aantonen van de bewakingsketen tijdens en na de migratie ter voorbereiding op eventuele rechtszaken
  • Inhoud extraheren uit oudere versies van de Archive Server met beperkte API's
  • Het valideren van de integriteit en volledigheid van gegevens om te voldoen aan regelgeving
  • Gegevensversleuteling en bijgevolg gegevensontsleuteling

Hoe Xillio dit aanpakt

Op compliance gerichte analyse met Xillio Insights

Op compliance gerichte analyse met Xillio Insights

We analyseren jouw archiefserveromgeving om partities in kaart te brengen, de complexiteit van het bewaarbeleid te beoordelen, wettelijke bewaarplichten te identificeren en archiefvolumes in kaart te brengen. Deze analyse zorgt ervoor dat het ontwerp van de SharePoint- en Microsoft 365-architectuur voldoet aan de nalevingsvereisten en brengt regelgevingsaspecten in kaart vóór de migratie.

Behoud van het bewaarbeleid

We koppelen de bewaartermijnen en wettelijke bewaarplichten van de archiefserver aan SharePoint-bewaarbeleidsregels, Microsoft 365-nalevingslabels of Azure-beleidsregels voor onveranderlijke opslag, zodat de bewaartermijnen ook na de migratie nauwkeurig en afdwingbaar blijven en volledig traceerbaar zijn.

Documentatie inzake de bewakingsketen

Gedetailleerde migratielogboeken, rapporten over de validatie van inhoud en audittrajecten leggen vast wat er is verplaatst, wanneer en hoe — en bieden daarmee bewijsmateriaal voor nalevingsaudits en ondersteuning bij rechtszaken.

Specialisten in contentmigratie

Met meer dan 20 jaar ervaring in gereguleerde sectoren, waaronder de financiële sector, de gezondheidszorg, de overheid en de juridische sector, begrijpt Xillio de vereisten op het gebied van compliance, audits en rechtszaken die gelden voor de migratie van archiefmateriaal. Onze beproefde methodieken zorgen ervoor dat migraties voldoen aan de wettelijke vereisten en tegelijkertijd de toegankelijkheid van archieven moderniseren.

Xillio geniet het vertrouwen van bedrijven over de hele wereld:

Wat kan deze migraties ingewikkeld maken?

Archiefserver: krachtige archiveringsmogelijkheden, verouderde infrastructuur

Archiefplatform voor veroudering

OpenText Archive Server slaat al tientallen jaren op betrouwbare wijze e-mails, documenten en inhoud uit bedrijfsapplicaties op, maar de leeftijd van het platform begint zijn sporen te vertonen. Organisaties worden geconfronteerd met stijgende onderhoudskosten, beperkte innovatie bij leveranciers en uitdagingen bij het integreren van archieven met moderne samenwerkings- en AI-tools. Gearchiveerde inhoud staat los van het dagelijkse werk en is alleen toegankelijk via verouderde clients of stub-links die niet meer werken wanneer systemen veranderen.

Complexiteit van migratie als gevolg van nalevingsvereisten

De kracht van het platform – langdurige bewaring met onveranderlijke opslag en mogelijkheden voor juridische bewaarplicht – maakt de migratie complex. Je kunt gearchiveerde inhoud niet zomaar ‘verplaatsen’; je moet de bewakingsketen aantonen, bewaartermijnen handhaven, juridische bewaarplichten naleven en ervoor zorgen dat audittrajecten intact blijven voor nalevings- en procesdoeleinden.

Waarom SharePoint Online en Microsoft 365 een doorbraak betekenen

Moderne archivering met Microsoft 365

Dankzij moderne archivering in Microsoft 365 is gearchiveerde inhoud net als actieve inhoud doorzoekbaar, toegankelijk via vertrouwde interfaces en beschikbaar voor AI-tools zoals Copilot. eDiscovery-mogelijkheden omvatten zowel gearchiveerde e-mails als documenten in geïntegreerde workflows. Bewaarbeleidsregels en compliance-labels vervangen het afzonderlijke bewaarbeheer van Archive Server door geïntegreerd Microsoft Purview-beheer.

Archiefspecifieke migratievereisten

Migraties van archiefservers vereisen een gespecialiseerde aanpak die verschilt van die bij gewone inhoudsmigraties. Gearchiveerde inhoud bestaat niet alleen uit oude documenten, maar ook uit inhoud die onder bewaarplichten, juridische bewaarverplichtingen en wettelijke vereisten valt, en die na de migratie aantoonbaar en verdedigbaar moet blijven.

In kaart brengen van partitie- en retentiestructuren

De partitiestructuur van de archiefserver organiseert de inhoud op basis van bewaartermijnen, rechtszaken of bedrijfsonderdelen, met verschillende opslagniveaus en toegangsbeleidsregels. Deze logische scheidingen moeten worden gekoppeld aan SharePoint-sites, Microsoft 365-bewaarbeleidsregels of Azure-opslagniveaus, waarbij de nalevingsgrenzen in acht moeten worden genomen.

Afhankelijkheden van bedrijfsapplicatiearchieven

SAP- en bedrijfsapplicatiearchieven bevatten naast documenten ook gestructureerde gegevensverwijzingen: bijvoorbeeld afbeeldingen van facturen die zijn gekoppeld aan SAP-documentnummers, en HR-records die zijn gekoppeld aan werknemers-ID’s. Om deze relaties tijdens de migratie naar SharePoint te behouden, is een zorgvuldige toewijzing van metagegevens en het behoud van verwijzingen vereist.

Bewaring en juridische bewaarplicht

Het behoud van de oorspronkelijke datums is van cruciaal belang: bij content met bewaartermijnen moeten de oorspronkelijke datums behouden blijven en mogen deze niet worden teruggezet naar de migratiedatums, zodat aan de nalevingsverplichtingen wordt voldaan. Markeringen voor juridische bewaarplicht moeten worden overgedragen met volledige traceerbaarheid.

Veelgestelde vragen

Kun je de bewaartermijnen behouden tijdens de migratie naar SharePoint?
Ja. We migreren inhoud met behoud van de oorspronkelijke bewaartermijnen, niet de migratiedata, zodat aan de nalevingsverplichtingen wordt voldaan. Bewaarbeleidsregels en wettelijke bewaarplichten worden gekoppeld aan de nalevingsfuncties van Microsoft 365, met volledige traceerbaarheid.
Hoe pak je de migratie van gearchiveerde e-mails naar Microsoft 365 aan? 
We migreren gearchiveerde e-mails, inclusief volledige headers, bijlagen en metagegevens, naar Microsoft 365 in formaten die geschikt zijn voor eDiscovery, legal hold en compliance-workflows, waarbijwe de bewakingsketenin stand houden om klaar te zijn voor eventuele rechtszaken.
Wat gebeurt er met stub-links in de mailboxen van gebruikers? 
Wij bieden verschillende opties op basis van jouw behoeften: gearchiveerde berichten naar actieve mailboxen migreren, gebruikers toegang verlenen tot gearchiveerde locaties in Microsoft 365, of stubsbijhouden met bijgewerkte verwijzingen naar nieuwe archieflocaties.
Kun je tijdens de migratie de wettelijke bewaarplicht handhaven?
Ja. We identificeren inhoud waarvoor een juridische bewaarplicht geldt in Archive Server en passen de juiste bewaarbeleidsregels van Microsoft 365 of functies voor bewaarplicht bij rechtszaken toe, waarbij we de status van de bewaarplicht bijhouden met behulp van audittrail-documentatie.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd?
Ja. Wij ondersteunen gefaseerde migraties per Archive Server-partitie, bewaartermijn of bedrijfsonderdeel, waardoor jouw archiefinfrastructuur tijdens de overgang toegankelijk blijft.
Ben je voorstander van de overstap naar alternatieve archiefopslag? 
Ja. Als Microsoft 365 niet jouw doelplatform is, kunnen we de inhoud van de Archive Server migreren naar andere conforme archiveringsplatforms of naar Azure-opslag, met dejuiste instellingenvoor bewaartermijnen en onveranderbaarheid.

Klaar om jouw archieven te moderniseren, waarbij je aan de regelgeving blijft voldoen en de infrastructuurkosten verlaagt?

Vraag een offerte aan

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van jouw wensen.