Migratie van AppXtender naar SharePoint Online

Migreer van OpenText AppXtender naar SharePoint Online en Microsoft 365, en moderniseer zo het documentbeheer met behoud van geïndexeerde inhoud, scanbatches en bedrijfskritische workflows, zonder dat de dagelijkse bedrijfsvoering hierdoor wordt verstoord.

Bron

  • Digitech Systems AppXtender (oude merknaam)
  • Kofax AppXtender (oude merknaam)
  • OpenText AppXtender
  • OpenText AppEnhancer (opvolger met nieuwe merknaam)
  • AppXtender 7.x, 8.x, 16.x, 20.x en latere versies

Doel

  • SharePoint Online
  • Microsoft Teams
  • OneDrive voor Bedrijven
  • Microsoft 365-ecosysteem

Optie ‘Alleen exporteren’: Archiveer de inhoud van AppXtender voor nalevingsdoeleinden zonder deze naar een nieuw platform te migreren

Veelvoorkomende uitdagingen

  • AppXtender-toepassingen en indexvelden omzetten naar SharePoint-inhoudstypen en metagegevens
  • Omgaan met TIFF-afbeeldingen met meerdere pagina's en gescande documentformaten
  • Batchgewijs gescande documenten met bijbehorende indexgegevens migreren
  • Zorgen voor omleiding van links die verwijzen naar gearchiveerde inhoud
Professionals die zich bezighouden met de complexe uitdagingen bij de migratie van AppXtender naar SharePoint Online
IT-professional die verantwoordelijk is voor de migratie van grootschalige contentsystemen binnen ondernemingen
  • AppXtender-beveiligingsgroepen en -machtigingen toewijzen aan SharePoint
  • Beheer van inconsistente of onvolledige indexveldgegevens uit eerdere scans
  • Behoud van audittrajecten en tijdstempels voor nalevingsvereisten
  • Inhoud extraheren uit oudere AppXtender-versies met beperkte API-toegang

Hoe Xillio dit aanpakt

Inhoudsanalyse vóór de migratie met Xillio Insights

Inhoudsanalyse vóór de migratie met Xillio Insights

We scannen jouw AppXtender-omgeving om een overzicht te krijgen van de applicaties, het gebruik van indexvelden te analyseren, de gegevenskwaliteit te beoordelen en de omvang van de inhoud vast te stellen. Deze analyse brengt inconsistenties in de indexering, ontbrekende metagegevens en mogelijkheden voor het optimaliseren van jouw SharePoint-informatiearchitectuur aan het licht.

Omzetting van applicatie naar inhoudstype

We ontwerpen slimme koppelingen tussen AppXtender-toepassingen en indexvelden enerzijds en SharePoint-inhoudstypen en sitekolommen anderzijds, waarbij de doorzoekbaarheid behouden blijft en tegelijkertijd wordt geoptimaliseerd voor de metadatagestuurde aanpak van SharePoint. Onze migratie-accelerators – kant-en-klare trajecten die zijn verfijnd op basis van honderden migraties – stroomlijnen veelvoorkomende transformaties.

Verwerking van afbeeldingsformaten

Wij zetten TIFF-bestanden met meerdere pagina’s en andere afbeeldingsformaten om naar SharePoint-geschikte formaten (PDF, afzonderlijke pagina’s), afgestemd op jouw zakelijke behoeften en doelstellingen op het gebied van gebruikerservaring.

Beproefde migratiemethodieken

Met meer dan 20 jaar ervaring in het bedienen van bedrijven en organisaties in de publieke sector heeft Xillio honderden migraties van beeldverwerkingssystemen naar moderne samenwerkingsplatforms uitgevoerd. Wij zorgen ervoor dat jouw overstap naar AppXtender vakkundig wordt uitgevoerd, waarbij zowel rekening wordt gehouden met de technische complexiteit als met de bedrijfscontinuïteit.

Xillio geniet het vertrouwen van bedrijven over de hele wereld:

Wat kan deze migraties ingewikkeld maken?

Discrepantie in het inhoudsmodel

De op afbeeldingen gerichte architectuur en de op velden gebaseerde indexering van OpenText AppXtender zorgen voor unieke migratie-uitdagingen bij de overgang naar het documentbeheermodel van SharePoint Online. AppXtender organiseert inhoud op basis van applicaties (documenttypes) met aangepaste indexvelden in plaats van mappen – een benadering die fundamenteel verschilt van de bibliotheek- en metadatastructuur van SharePoint.

Metadata en de complexiteit van beeldverwerking

Elke AppXtender-toepassing bevat aangepaste velddefinities, validatieregels en zoekconfiguraties die moeten worden omgezet naar SharePoint-inhoudstypen en sitekolommen. Bij TIFF-afbeeldingen met meerdere pagina’s, die veel voorkomen in AppXtender-scanworkflows, moeten er keuzes worden gemaakt: behoud ze als bestanden met meerdere pagina’s of splits ze op in afzonderlijke pagina’s voor een betere bruikbaarheid in SharePoint.

Herinrichting van de workflow en beveiliging

De batchscanprocessen, workflowrouting en geautomatiseerde indexering van AppXtender vormen een geïntegreerde bedrijfslogica die opnieuw moet worden gerealiseerd in Power Automate-workflows. Beveiligingsmodellen die zijn gebaseerd op AppXtender-groepen en machtigingen op documentniveau moeten worden afgestemd op het afwijkende beveiligingsparadigma van SharePoint.

Verouderde inhoud en nalevingsrisico’s

Oudere AppXtender-installaties bevatten vaak tientallen jaren aan gescande inhoud met een wisselende indexeringskwaliteit, ontbrekende veldwaarden en documenten die zijn opgeslagen in propriëtaire formaten of compressieformaten. Organisaties in gereguleerde sectoren hebben te maken met extra complexiteit: het bijhouden van audittrajecten, het behouden van tijdstempels en het waarborgen van de bewakingsketen tijdens de migratie.

Veelgestelde vragen

Kun je AppXtender-toepassingen en indexvelden naar SharePoint migreren?
Ja. We koppelen AppXtender-toepassingen en aangepaste indexvelden aan SharePoint-inhoudstypen en sitekolommen, waarbij de documentindeling en de doorzoekbaarheid behouden blijven waarop jouw gebruikers rekenen.
Wat gebeurt er met TIFF-afbeeldingen die uit meerdere pagina’s bestaan in SharePoint?
Wij zetten TIFF-bestanden met meerdere pagina’s om volgens jouw wensen: we kunnen ze behouden als PDF-bestanden met meerdere pagina’s of ze opsplitsen in afzonderlijke pagina’s voor een betere bruikbaarheid in SharePoint en betere voorvertoningsmogelijkheden.
Kun je AppXtender-workflows naar SharePoint migreren?
We brengen de bestaande AppXtender-workflows en routeringsregels in kaart en stellen vervolgens specificaties op voor het nabootsen van gelijkwaardige bedrijfsprocessen met behulp van Power Automate, om zo de continuïteit van de processen te waarborgen.
Hoe ga je om met onvolledige of inconsistente indexgegevens? 
Onze analyse vóór de migratie brengt problemen met de kwaliteit van de indexeringaan het licht. We kunnen regels voor gegevensopschoning toepassen, onvolledige records markeren of de gegevens in hun huidige staat migreren, waarbij we documentatie bijvoegen voor opschoning na de migratie.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd?
Ja. Wij ondersteunen gefaseerde migraties per kast, documenttype (doctype), afdeling of bedrijfsonderdeel, waardoor jouw bestaande Documentum Content Server operationeel kan blijven terwijl je geleidelijk overstapt naar Documentum 23.4.
Ondersteun je migraties die uitsluitend voor archiveringsdoeleinden zijn bedoeld? 
Ja. Als je AppXtender buiten gebruik stelt ,maar de gescande documenten om nalevingsredenenmoet bewaren, kunnen we de inhoud met volledige indexgegevens exporteren naar een opslagplaats voor langetermijnarchivering.

Klaar om verouderde beeldverwerkingssystemen buiten gebruik te stellen en over te stappen op modern documentbeheer?

Vraag een offerte aan

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van jouw wensen.