Migratie van Documentum naar SharePoint Online

Stap over van OpenText Documentum naar SharePoint Online en behoud daarbij de controle over jouw inhoud, metagegevens, versies, machtigingen en structuur. Xillio helpt je bij het analyseren van uw Documentum-omgeving, het voorbereiden van inhoud voor Microsoft 365, het uitvoeren van een gecontroleerde migratie, het valideren van de resultaten en het bruikbaar houden van oude links nadat de inhoud is verplaatst.

Bron

  • OpenText Documentum Content Server
  • Documentum D2

Doel

  • SharePoint Online
  • Bestandsinhoud in Microsoft Teams
  • OneDrive voor Bedrijven
De optie ‘Alleen exporteren’ wordt ook ondersteund.

Veelvoorkomende uitdagingen

  • Verschillende inhoudsstructuren – Documentum-kasten en -mappen moeten worden gekoppeld aan de juiste SharePoint-sites en -bibliotheken.
  • Aangepaste metagegevens – Documentum-documenttypen en -attributen moeten worden omgezet naar een SharePoint-metagegevensmodel.
  • Versies en weergaven – Bepaal welke documentversies en alternatieve formaten naar SharePoint moeten worden verplaatst.
Brainstormvergadering van het team over de strategie voor de migratie van documenten van Documentum naar SharePoint Online
Specialisten die zich bezighouden met de migratie van Documentum naar SharePoint Online
  • Toegangsrechten – Bestaande toegangsregels moeten worden afgestemd op de nieuwe Microsoft 365-structuur.
  • Documentrelaties – Gekoppelde, samengestelde en virtuele documenten vereisen mogelijk een speciale aanpak, omdat SharePoint inhoud op een andere manier organiseert.
  • Oude koppelingen – Bestaande koppelingen naar Documentum-inhoud kunnen niet meer werken wanneer de inhoud wordt verplaatst.

Waarom zou je die stap zetten?

Bij een migratie van een Enterprise Content Management-systeem komt meer kijken dan alleen het overzetten van documenten. Documenttypes, metagegevens, versies, machtigingen, relaties, workflows en integraties moeten allemaal worden geëvalueerd voordat de doelomgeving in SharePoint wordt gedefinieerd.

Professionals die zich bezighouden met de migratie van bedrijfsinhoud van Documentum naar Microsoft 365

De uitdaging is dat jarenlange aanpassingen aan Documentum ervoor kunnen zorgen dat de migratie meer is dan een eenvoudige overdracht. Documenttypes, metagegevens, versies, machtigingen, relaties, workflows en bestaande integraties moeten allemaal in kaart worden gebracht voordat de doelstructuur in SharePoint kan worden vastgesteld.

Wat deze migratie ingewikkeld kan maken

Behoud van structuur en metagegevens

Bij de migratie vanuit Documentum gaat het niet alleen om het verplaatsen van bestanden, maar ook om het behoud van de structuur en de metagegevens. De objectgeoriënteerde architectuur van Documentum, met aangepaste doctypes (dm_document-subtypes), complexe metagegevensschema’s en cabinet-hiërarchieën, zorgt voor unieke uitdagingen bij het toewijzen aan het eenvoudigere inhoudsmodel van SharePoint.

Toewijzing van kabinetten en documenttypes

De structuren van mappen en submappen moeten op een doordachte manier worden gekoppeld aan SharePoint-sites en documentbibliotheken; dit zijn keuzes die van invloed zijn op de gebruikerservaring, de prestaties en de informatiearchitectuur. Aangepaste doctypes met gespecialiseerde dm_sysobject-attributen en dm_relation-typen vereisen een zorgvuldige vertaling naar SharePoint-inhoudstypen en sitekolommen.

Versiebeheer en weergaven

Versiebeheer in Documentum bewaart volledige versiebomen met hoofd- en subversies, weergaven (PDF, TIFF, voor het web geoptimaliseerde formaten), annotaties en bewerkingen. Het eenvoudigere versiebeheermodel van SharePoint vereist beslissingen over welke versies en weergaven moeten worden bewaard en welke opnieuw moeten worden gegenereerd.

Virtuele, samengestelde en documenten met meerdere locaties

Documentum kan documenten groeperen in samengestelde structuren of dezelfde inhoud op meerdere locaties beschikbaar stellen. SharePoint organiseert inhoud op een andere manier, dus moeten deze relaties in kaart worden gebracht en moet er vóór de migratie overeenstemming worden bereikt over een geschikte doelstructuur.

Relaties en maatwerktoepassingen

Documentum-omgevingen kunnen koppelingen bevatten tussen documenten, aangepaste applicaties en workflows die rond de repository zijn opgebouwd. Deze hebben niet noodzakelijkerwijs een directe tegenhanger in Microsoft 365, dus moeten ze los van de inhoud zelf worden geïdentificeerd en beoordeeld.

Hoe Xillio dit aanpakt

Xillio biedt diensten op het gebied van contentmigratie en ECM-migratie voor complexe Documentum-omgevingen, waaronder analyse, transformatie, migratie, validatie en het waarborgen van de continuïteit van koppelingen na de migratie.

Analyseer met Xillio Insights

Zorg dat je vóór de migratie inzicht hebt in uw Documentum-inhoud en breng in kaart wat er moet worden overgezet, wat extra aandacht vereist en hoe de doelomgeving moet worden ingericht.

Transformeer en migreer met Xillio Migrate

Haal inhoud uit Documentum, koppel metagegevens en structuren aan SharePoint, pas overeengekomen transformatieregels toe en voer gecontroleerde migraties uit.

Controleer de resultaten

Houd de migraties in de gaten en vergelijk de resultaten van de bron- en doelomgeving, zodat afwijkingen kunnen worden opgespoord en verholpen voordat het proces is voltooid.

Zorg ervoor dat oude links blijven werken

Xillio Link Redirector kan verzoeken vanaf oude Documentum-URL’s naar de juiste nieuwe locatie doorsturen nadat de inhoud is verplaatst.

Bekijk het migratieproces in de praktijk

Deze demo toont het volledige proces van het migreren van inhoud en metagegevens van OpenText Documentum naar SharePoint Online, inclusief extractie, transformatie, rapportage, validatie en het importeren van inhoud.

Bekijk de demo
Overstappen van Documentum naar SharePoint Online

Toonaangevende expertise op het gebied van migratie

Xillio heeft meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van contentmigratie en heeft al duizenden migraties uitgevoerd. De meer dan 60 in eigen beheer ontwikkelde connectoren ondersteunen de belangrijkste contentplatforms voor bedrijven, waaronder Documentum en SharePoint Online.

Xillio geniet het vertrouwen van bedrijven over de hele wereld:

Resultaten van de migratie van Documentum naar SharePoint

Een wereldwijd opererend chemiebedrijf heeft twee verouderde OpenText Documentum-archieven gemigreerd naar SharePoint Online als onderdeel van zijn cloudstrategie. Xillio heeft meer dan 500.000 documenten gemigreerd, waarbij de mappenstructuren en documentlabels behouden bleven en tegelijkertijd ondersteuning werd geboden voor inhoud in het Hebreeuws en verouderde versies van Documentum.

Global chemicals firm migrates archives from Documentum to SharePoint
A renowned global chemicals company migrates company archives from Documentum to SharePoint Online

Global chemicals firm migrates archives from Documentum to SharePoint

Global Insurance Migration to SharePoint Online, Simplified
Streamlining a global professional services leader's migration to Sharepoint Online

Global Insurance Migration to SharePoint Online, Simplified

Een wereldwijd opererende verzekeringsmaatschappij heeft in zes landen meer dan 200 TB aan content van Documentum naar SharePoint Online gemigreerd. Xillio leverde diensten op het gebied van contentanalyse, optimalisatie, migratie en implementatie, en hielp zo bij het opzetten van één documentbeheerplatform met consistente wereldwijde normen.

Na de overname van Oslobors VPS heeft Euronext twee OpenText Documentum-D2-omgevingen gemigreerd naar Microsoft 365 en SharePoint Online. Met behulp van een gefaseerde aanpak, bestaande uit analyse, ontwerp, transformatie en migratie, heeft Xillio de inhoud, metagegevens en machtigingen succesvol gemigreerd, waarbij de strikte projectdeadline werd gehaald.

Euronext Consolidates Document Management After Oslobors Deal
Euronext Consolidates Document Management After Oslobors Deal

Euronext Consolidates Document Management After Oslobors Deal

Ontdek meer klantverhalen
Scrollen

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een migratie van Documentum naar SharePoint?
De doorlooptijd hangt af van de hoeveelheid content, de complexiteit van jouw Documentum-omgeving, het beoogde SharePoint-ontwerp en de manier waarop de migratie wordt doorgevoerd. We brengen deze factoren vooraf in kaart en stellen op basis van uw omgeving een migratieplan op. Grote migraties kunnen worden opgesplitst in gefaseerde implementaties.
Zullen metadata en documentversies worden gemigreerd?
Ja. Xillio kan metagegevens en documentversies uit Documentum halen en deze aan SharePoint koppelen. Voorafgaand aan de migratie spreken we af welke informatie behouden moet blijven en hoe deze in de nieuwe omgeving moet worden weergegeven.
Kun je samengestelde en virtuele documenten migreren?

Deze Documentum-structuren kunnen een speciale aanpak vereisen, omdat SharePoint inhoud niet op dezelfde manier organiseert. We brengen eerst in kaart hoe de documenten en de onderlinge relaties worden gebruikt, en bepalen vervolgens de juiste manier om ze in SharePoint weer te geven.

Wat gebeurt er met aangepaste workflows en applicaties?

Aangepaste Documentum-workflows en -toepassingen worden niet zomaar samen met de inhoud overgezet naar SharePoint. Ze moeten afzonderlijk worden beoordeeld om vast te stellen wat nog moet worden ondersteund en hoe die functionaliteit in Microsoft 365 moet werken.

Kunnen Documentum-weergaven worden gemigreerd?

Ja. Documentum-weergaven, zoals alternatieve PDF- of TIFF-versies van een document, kunnen worden geëxtraheerd. We bepalen samen met je welke weergaven moeten worden overgezet en hoe deze in SharePoint moeten worden verwerkt.

Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd?

Ja. Grote migraties kunnen worden opgedeeld in afzonderlijke fasen, bijvoorbeeld per repository, afdeling of inhoudsgroep. Zo kunt je elke fase controleren voordat je doorgaat met het volgende deel van de migratie.

Klaar om over te stappen van Documentum en de complexiteit van ECM te verminderen?

Vraag een offerte aan voor een Documentum-migratie

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van jouw wensen.