Migratie van IBM FileNet naar SharePoint Online

Stap over van IBM FileNet naar SharePoint Online en behoud daarbij de controle over jouw inhoud, metagegevens, versies, structuur en migratieresultaten. Xillio helpt je bij het analyseren van de FileNet-omgeving, het voorbereiden van inhoud voor SharePoint, het uitvoeren van gecontroleerde migraties, het valideren van de resultaten en het bruikbaar houden van oude links wanneer URL’s veranderen.

Bron

  • IBM FileNet Content Manager
  • FileNet versie 5.x Image Services
  • IBM FileNet P8-platform

Doel

  • SharePoint Online
Optie‘alleen exporteren ’: Archiveer FileNet-inhoud voor langdurige bewaring met het oog op naleving van regelgeving, zonder te migreren naar een nieuw platform

Typische uitdagingen

Specialisten die complexe bedrijfsmigraties van FileNet naar SharePoint Online uitvoeren
  • Metadata en inhoudstypen – FileNet-documentklassen en -eigenschappen moeten worden toegewezen aan een SharePoint-structuur waarmee gebruikers kunnen werken.
  • Versies en annotaties – Bepaal welke versies en annotaties moeten worden overgezet en hoe deze in SharePoint moeten worden weergegeven.
  • Samengestelde en gekoppelde inhoud – Documenten die afhankelijk zijn van relaties met andere objecten, vereisen mogelijk een andere structuur in SharePoint.
  • Rechten en toegang – FileNet en SharePoint hanteren toegang op verschillende manieren, dus het beoogde rechtenmodel moet zorgvuldig worden beoordeeld.
  • Workflows en automatisering – Bedrijfsprocessen die rond FileNet zijn opgebouwd, verhuizen niet zomaar mee met de documenten en moeten mogelijk apart opnieuw worden ontworpen.
  • Grote opslagplaatsen – Grote objectopslagplaatsen vereisen gecontroleerde migratieruns, monitoring en validatie.
  • Oude koppelingen – Bestaande koppelingen naar FileNet-inhoud kunnen verbroken raken wanneer URL’s na de migratie veranderen.

Hoe Xillio dit aanpakt:

Analyseer de FileNet-omgeving met Xillio Insights

Krijg inzicht in de omvang van de content, het gebruik van metadata, de kwaliteit van de content, duplicaten, ROT-content en andere factoren die van invloed zijn op de omvang van de migratie en het ontwerp van de doelomgeving.

Metagegevens en structuur van kaarten voor SharePoint

Bepaal hoe FileNet-documentklassen, -eigenschappen, -mappen en andere ondersteunde inhoudsinformatie in SharePoint moeten worden weergegeven. Xillio Migrate past de overeengekomen toewijzingen en transformatieregels toe tijdens de migratie.

Richtlijnen voor de transformatie van werkprocessen

We migreren bestaande FileNet-workflow-inhoud en leveren gedetailleerde specificaties voor het opnieuw opzetten van gelijkwaardige bedrijfsprocessen, zodat de continuïteit van cruciale automatisering gewaarborgd blijft.

De migratie simuleren en valideren

Test de migratielogica vóór de livegang en controleer de inhoud, metagegevens, versies, structuur en migratieresultaten. Via rapportages worden uitzonderingen zichtbaar gemaakt, zodat deze vóór de volgende migratiefase kunnen worden beoordeeld.

Zorg ervoor dat oude links blijven werken

Wanneer FileNet-URL's veranderen, kan Xillio Link Redirector verzoeken tijdens of na de migratie doorsturen naar de juiste nieuwe locatie van de inhoud.

Bekijk het migratieproces in de praktijk

Bekijk een migratie van FileNet naar SharePoint Online met behulp van Xillio Migration Accelerator en Xill4, inclusief het extraheren van inhoud, het omzetten van metagegevens, het behoud van de versiegeschiedenis, rapportage en het importeren in SharePoint Online.

Bekijk de demo
voor YouTube

Ervaring waarop je kunt vertrouwen

Xillio heeft al honderden bedrijfsmigraties uitgevoerd . Dankzij onze diepgaande expertise op het gebied van grootschalige migraties van FileNet P8 naar SharePoint begrijpen wij zowel de technische complexiteit als de zakelijke implicaties van jouw overgang.

Community Preservation Corporation: van FileNet P8 naar SharePoint OnlineMetde expertisevan Xillio heeft CPC de migratie van FileNet naar Microsoft SharePoint Online voltooid, waardoor medewerkers nu eenvoudig en intuïtief toegang hebben tot gestructureerde leninggegevens, met verbeterde gebruiksvriendelijkheid en moderne samenwerkingsmogelijkheden.

Lees de casestudy
Community Preservation Corporation Migrates Loan Documents
Community Preservation Corporation Migrates Loan Documents

Community Preservation Corporation Migrates Loan Documents

Bewezen bij organisaties zoals die van jou

Zij kozen voor ons omdat wij voorspelbare resultaten leveren zonder verrassingen.

Wat deze migraties complex kan maken

Objectgeoriënteerde architectuur en inhoudstypen

De objectgeoriënteerde architectuur en de geavanceerde functies voor enterprise content management van FileNet P8 zorgen voor aanzienlijke complexiteit bij de migratie naar SharePoint Online. De aangepaste documentklassen, eigenschappen-sjablonen en keuzelijsten van FileNet hebben geen directe tegenhangers in het eenvoudigere inhoudstypemodel van SharePoint. Organisaties moeten de hiërarchische klassenstructuren van FileNet zorgvuldig toewijzen aan de vlakkere metadatataxonomie van SharePoint.

Samengestelde documenten en versiebeheer

De samengestelde documenten, annotaties en weergaven van FileNet vereisen een speciale aanpak; dezeuit meerdere onderdelen bestaande objecten laten zichniet zonder meer vertalen naar het ‘één-bestand’-paradigma van SharePoint. Versiebomen met mogelijkheden voor vertakking en samenvoeging gaan verder dan het lineaire versiebeheermodel van SharePoint, waardoor strategische beslissingen moeten worden genomen over welke versiegeschiedenis moet worden bewaard.

Workflows en automatisering

Het event-action-framework en de Process Engine-workflows van het platform vormen een bedrijfskritische automatisering die in SharePoint met behulp van Power Automate opnieuw moet worden geïmplementeerd.

Beveiliging en machtigingen

Het beveiligingsmodel van FileNet, met toegangsbeheersuitdrukkingen, markeringssets en overervingsregels, verschilt fundamenteel van de machtigingsgroepen en het deelmodel van SharePoint.

Grote hoeveelheden content en integraties

FileNet-installaties bevattenvaak terabytes aan inhoud met uitgebreide mappenhiërarchieën, complexe metadataschema’s die in de loop der jaren zijn verfijnd, en nauwe integraties met downstream-bedrijfsapplicaties die voor de nieuwe omgeving opnieuw moeten worden geconfigureerd .

Veelgestelde vragen

Kun je FileNet-documentklassen migreren naar SharePoint-inhoudstypen? 
Ja. We koppelen FileNet-documentklassen, eigenschapssjablonen en keuzelijsten aan SharePoint-inhoudstypen en sitekolommen, waarbij we de structuur van de metagegevens en de validatieregels behouden en tegelijkertijd de mogelijkheden van SharePointoptimaal benutten.
Wat gebeurt er met samengestelde documenten en aantekeningen? 
Wij verwerken de samengestelde documenten van FileNet door alle onderdelen te migreren met behoud van de onderlinge relaties. Aantekeningen kunnen, afhankelijk van jouw wensen, worden omgezet naar SharePoint-versies met opmerkingen of als afzonderlijke bestanden worden bewaard.
Kun je FileNet-workflows naar SharePoint migreren? 
We brengen de bestaande workflows en gebeurtenis-acties van de FileNet Process Engine in kaart en leveren vervolgens gedetailleerde specificaties voor het nabouwen van gelijkwaardige bedrijfsprocessen met behulp van Power Automate of SharePoint-workflows.
Wat gebeurt er met de FileNet-machtigingen?
FileNet en SharePoint hanteren de toegang op verschillende manieren. Wij brengen uw toegangsbehoeften in kaart en bepalen hoe deze in SharePoint moeten worden geïmplementeerd. Als bestaande FileNet-machtigingen moeten worden overgedragen, stellen we tijdens de migratieplanning vast wat de juiste aanpak is voor jouw omgeving.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd? 
Ja. Een FileNet-migratie kan worden opgedeeld in afzonderlijke fasen, bijvoorbeeld per afdeling, opslagplaats of inhoudsgroep. Zo kun je elke fase controleren voordat je doorgaat met het volgende deel van de migratie.
Ondersteun je migraties die uitsluitend voor archiveringsdoeleinden zijn bedoeld? 
Ja. Xillio kan FileNet-inhoud en ondersteunde metagegevens exporteren voor archivering of toekomstige migratie, zonder deze in SharePoint te importeren. Als er ook informatie over documentbeheer, auditgeschiedenis of andere compliance-gegevens moet worden bewaard, moeten deze vereisten tijdens de beoordeling worden bevestigd.
Wat gebeurt er met links naar FileNet-inhoud?
Wanneer FileNet-URL’s veranderen nadat inhoud is verplaatst, kan Xillio Link Redirector gebruikers naar de juiste nieuwe locatie leiden. Zo blijven bestaande links tijdens en na de migratie bruikbaar.

Klaar om jouw enterprise content management te moderniseren?

Vraag een offerte aan voor een FileNet-migratie