Migratie van Network Drives naar SharePoint Online

Migreer bestandsshares en Network Drives naar SharePoint Online en Microsoft 365, en zet zo de chaos van ongestructureerde inhoud om in overzichtelijke, doorzoekbare en AI-klare werkruimten, zonder dat de toegang wordt beperkt en met zo min mogelijk overlast voor de gebruikers.

Bron

  • Network Drives
  • DFS-omgevingen
  • NAS-opslagsystemen

Doel

  • SharePoint Online (teamsites en documentbibliotheken)
  • Microsoft Teams (bestandsopslag in kanalen)
  • OneDrive voor Bedrijven (persoonlijke bestanden)
Optie ‘Alleen exporteren’: de inhoud van een Network Drives archiveren voor bewaring in het kader van naleving, zonder actieve migratie

Veelvoorkomende uitdagingen

  • Het opsporen van ROT, duplicaten en inactieve inhoud voordat wordt besloten wat moet worden verplaatst
  • Het ontwerpen van een SharePoint-informatiearchitectuur voor voorheen ongestructureerde inhoud
  • Diepe mappenhiërarchieën omzetten in een op metadata gebaseerde organisatie
  • Inhoud identificeren en ontdubbelen in meerdere bestandsshares
  • De inhoudsstructuur en metadata voorbereiden voor zoekfuncties en AI-toepassingen in Microsoft 365
  • Beheer van koppelingen die na de migratie naar gearchiveerde inhoud verwijzen
pexels-linkedin-3867852-1
IT-professional die verantwoordelijk is voor de migratie van grootschalige contentsystemen binnen ondernemingen
  • Complexe NTFS-machtigingen omzetten naar SharePoint-beveiligingsgroepen
  • Bestandsnamen, paden en structuren identificeren die moeten worden aangepast voordat ze in SharePoint Online worden geladen
  • Grote hoeveelheden efficiënt migreren met minimale impact op het netwerk

Hoe Xillio dit aanpakt

Analyseer de bestandsshares vóór de migratie

Analyseer de bestandsshares vóór de migratie

Xillio Insights biedt je een duidelijk overzicht van de inhoud vóór de migratie. Analyseer volumes, bestandstypen, duplicaten, ROT-inhoud, metagegevens, gebruikspatronen en andere indicatoren, zodat je kunt beslissen wat er gemigreerd, gearchiveerd of achtergelaten moet worden.

De resultaten helpen bij het bepalen van de omvang van de migratie en het identificeren van problemen die moeten worden opgelost voordat de inhoud in SharePoint Online wordt geladen.

Ontwerp van de informatiearchitectuur

Samen met jou ontwerpen we SharePoint-sitstructuren, documentbibliotheken en metadataschema’s die orde scheppen in de chaos van mappen en zorgen voor overzichtelijke, doorzoekbare inhoud. Onze migratie-accelerators – kant-en-klare trajecten voor veelvoorkomende scenario’s met netwerkschijven – bieden sjablonen voor afdelingssites, projectwerkruimten en functionele bibliotheken.

Slimme herstructureringsopties

Kies ervoor om mappenstructuren te behouden waar dat zinvol is, deze waar nodigte vereenvoudigen met behulp van metagegevens , of hybride benaderingen toe te passen. We kunnen zakelijke informatie uit mappaden halen (datums, projectnamen, klantcodes) en deze omzetten naar metagegevenskolommen in SharePoint voor betere zoek- en filtermogelijkheden.

Controleer of er dubbele inhoud is voordat je beslist wat je wilt verplaatsen

Xillio Insights kan duplicaten opsporen in bestandsshares en andere opslagplaatsen. Gebruik die analyse om te bepalen welke kopieën moeten worden gemigreerd en verwerk die beslissingen in de omvang van de migratie en de transformatieregels.

Optimalisatie van machtigingen

We analyseren NTFS-machtigingspatronen en helpen deze te koppelen aan een geschikt SharePoint-machtigingsmodel, inclusief overgenomen machtigingen, groepen en uitzonderingen die een speciale behandeling vereisen.

Bekijk hoe de migratie van een Network Drives in de praktijk werkt

Ontdek hoe Xillio ongestructureerde inhoud uit bestandssystemen omzet in overzichtelijke SharePoint Online-werkruimten.

Deze demo volgt het migratietraject, van het analyseren en extraheren van bestanden en metagegevens tot het toepassen van transformatieregels, het optimaliseren van inhoud en het valideren van de resultaten in Microsoft 365. Ontdek hoe de Migration Accelerator van Xillio helpt bij het vereenvoudigen van grootschalige migraties van bestandsdelingen met herbruikbare migratieflows, inzichten in de inhoud, rapportage en gecontroleerde migratieprocessen.

Specialisten in contentmigratie

Met meer dan 20 jaar ervaring in het migreren van ongestructureerde content van bestandsshares, Network Drives en verouderde opslag naar moderne platforms heeft Xillio beproefde methodieken ontwikkeld om chaos in bestanden om te zetten in overzichtelijke omgevingen.

Onze migratie-accelerators – vooraf samengestelde trajecten voor talrijke standaardmigraties – dragen bij aan de efficiëntie van het project.

Bedrijven over de hele wereld vertrouwen op Xillio:

Network Drives naar SharePoint Online in de praktijk

CtGB: 20 miljoen documenten uit zeven bronsystemen

CtGB migreerde meer dan 7 TB aan gegevens (20 miljoen documenten) vanuit zeven bronsystemen, waaronder een netwerkshare, DMS, webportaal, databases en intranet. De inhoud werd verplaatst naar een centrale SharePoint-omgeving als onderdeel van een bredere migratie naar een nieuwe oplossing voor casemanagement.

Migration to a new case management system for CtGB
Migration to a new case management system for CtGB

Migration to a new case management system for CtGB

Wat kan deze migraties ingewikkeld maken?

De verborgen kosten van Network Drives

Bestandsdelingen groeien op natuurlijke wijze

Jarenlang opgebouwde content kan leiden tot ingewikkelde mappenstructuren, dubbele bestanden, inconsistente naamgeving en beperkte metagegevens.

NTFS-machtigingen kunnen complex zijn

Overgenomen machtigingen, gebruikersspecifieke toegang en jarenlange uitzonderingen kunnen het lastig maken om bestaande toegangsregels om te zetten in een beheersbaar SharePoint-machtigingsmodel.

Omvang maakt elke beslissing belangrijker

Grote bestandsdelen kunnen aanzienlijke hoeveelheden dubbele, verouderde of inactieve inhoud bevatten. Als alles wordt gemigreerd, kunnen die problemen mee worden overgenomen naar SharePoint.

Wat verandert er wanneer bestandsdelingen worden overgezet naar SharePoint Online?

Van mappen naar gestructureerde inhoud

SharePoint biedt je meer mogelijkheden om inhoud te ordenen met behulp van documentbibliotheken, metagegevens, weergaven en zoekfuncties. Een migratie is een goede gelegenheid om te bepalen welke bestaande mappenstructuren nog steeds zinvol zijn en waar een andere structuur beter werkt.

De structuur moet worden ontworpen

Bij het delen van bestanden wordt vaak sterk geleund op mapnamen en paden om context te bieden. De overstap naar SharePoint houdt in dat moet worden bepaald hoe die context moet worden weergegeven via mappen, metagegevens, bibliotheken en sites.

Er moet een besluit worden genomen over de maphiërarchieën

Bestaande mappen kunnen behouden blijven, gedeeltelijk worden omgezet in metagegevens, of op een combinatie van beide manieren worden behandeld. De juiste aanpak hangt af van de manier waarop gebruikers met de inhoud werken en van de beoogde SharePoint-structuur.

Risico van dubbele inhoud

Het opsporen van duplicaten wordt cruciaal: hetzelfde bestand wordt naar meerdere locaties gekopieerd, er ontstaan licht verschillende versies zonder duidelijke ‘bron van waarheid’ en inhoud wordt gedupliceerd binnen afdelingssilo’s. Zonder ontdubbeling migreert je dezelfde inhoud meerdere keren en betaalt u daar ook meerdere keren voor.

NTFS-machtigingen moeten worden omgezet

NTFS-machtigingen komen niet één-op-één overeen met het machtigingsmodel van SharePoint. Bestaande groepen, overerving en uitzonderingen moeten worden geëvalueerd en aan de doelstructuur worden gekoppeld als onderdeel van de migratieplanning.

Veelgestelde vragen

Wat kan Xillio analyseren vóór de migratie van een Network Drives?
Xillio Insights kan gedeelde mappen analyseren op inhoudsinventaris, bestandstypen, duplicaten, ROT-inhoud, metagegevens en gebruikspatronen. Dit helpt je inzicht te krijgen in de omvang van de migratie en weloverwogen beslissingen te nemen over wat je wilt migreren, archiveren of achterlaten.
Kun je onze mappenstructuren in SharePoint behouden? 
Ja. Afhankelijk van het beoogde ontwerp kunnen mappen behouden blijven waar ze nog van nut zijn, worden omgezet in metagegevens of worden verwerkt in een hybride structuur. Xillio ondersteunt het toewijzen en herstructureren van mappenstructuren en metagegevens voor de doelomgeving.
Hoe ga je om met bestanden waarvan het pad langer is dan de limieten van SharePoint? 
Tijdens de analyse voorafgaand aan de migratiesporenwe bestanden met lange padenop en bieden we verschillende opties: het herstructureren van maphiërarchieën, het inkorten van mapnamen of het migreren naar alternatieve locaties. Zo voorkomen we dat de migratie mislukt vanwege problemen met de padlengte.
Kun je NTFS-machtigingen omzetten naar SharePoint-beveiligingsgroepen? 
Ja. We analyseren NTFS-toegangsrechtenpatronen en ontwerpen beveiligingsgroepstructuren voor SharePoint die de juiste toeganggaranderen en tegelijkertijd prestatieproblemen als gevolg van een te groot aantal unieke toegangsrechten voorkomen.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd? 
Ja. We ondersteunen gefaseerde migraties per afdeling, bestandsserver of inhoudstype, waardoor gebruikers geleidelijk kunnen overstappen terwijl ze tijdens het proces toegangblijven houden tot Network Drives.
Wat gebeurt er na de migratie met links die naar bestanden verwijzen?
Wanneer de URL’s van documenten veranderen, kan Xillio Link Redirector omleidingsregels en migratietoewijzingen gebruiken om verzoeken voor de oude locatie af te handelen en gebruikers naar de nieuwe locatie te leiden. Dit kan zowel tijdens als na een migratie worden gebruikt.
Ondersteun je migraties die uitsluitend voor export zijn bedoeld, met het oog op archivering voor nalevingsdoeleinden? 
Ja. Als je bestandsservers buiten gebruik stelt, maar de inhoud moet bewaren om aan wettelijke voorschriften te voldoen, kunnen wij bestanden met volledige metagegevens en machtigingsinformatie exporteren naar een archiefopslag voor de lange termijn.

Klaar om de chaos rond het delen van bestanden om te zetten in overzichtelijke SharePoint-werkruimten?

Vraag een offerte aan

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van jouw wensen.