Doelstelling van de migratie naar SharePoint Online

Migreer van Objective ECM naar SharePoint Online en Microsoft 365, zorg voor naleving van de regelgeving inzake archivering door de overheid, profiteer tegelijkertijd van moderne samenwerkingsmogelijkheden en schakel de on-premise infrastructuur uit.

Bron

  • Voorheen TOWER Software ECM
  • Objective ECM 7.x, 8.x, 10.x en later

Doel

  • SharePoint Online met documentbeheer
  • Microsoft 365 met nalevingsfuncties
  • Microsoft Purview voor geavanceerd beheer
  • Teams en OneDrive met passende controles

Optie ‘alleen exporteren’: Archiveren van Objective-inhoud voor permanente overheidsarchivering

Typische uitdagingen

  • Containerhiërarchieën toewijzen aan SharePoint-sitstructuren met behoud van governance
  • Het vertalen van bevoegdheden voor verwijdering en bewaartermijnen naar SharePoint-bewaarbeleidsregels
  • Het onderscheid tussen documenten en geregistreerde archiefstukken behouden
  • Beveiligingsclassificaties en toegangscontroles omzetten naar Microsoft 365-informatiebescherming
  • Beheer van koppelingen die verwijzen naar gearchiveerde inhoud
Specialisten op het gebied van overheidsdocumenten die een migratie van Objective ECM naar SharePoint Online plannen
Overstappen van Objective naar SharePoint Online
  • Het migreren van markeringen voor essentiële documenten en metagegevens over bedrijfscontinuïteit
  • Het opnieuw opzetten van workflows voor archiefbeheer en goedkeuringsprocessen voor vernietiging
  • Onderhoud van audittrajecten en naleving
  • Omgaan met overheidsspecifieke vereisten voor metadata en classificatieschema’s

Overheidsspecialisten op het gebied van migratie

Met meer dan 20 jaar ervaring, waaronder uitgebreide samenwerking met federale, staats- en lokale overheidsinstanties, begrijpt Xillio de specifieke eisen op het gebied van archivering, beveiliging en naleving die gelden voor organisaties in de publieke sector. Onze beproefde methodieken zorgen ervoor dat bij migraties de governance gewaarborgd blijft en tegelijkertijd modernisering mogelijk wordt gemaakt.

De inhoud wordt op een geplande, geautomatiseerde manier rechtstreeks gemigreerd naar en gepubliceerd op de live-omgeving van government.nl

De Nederlandse regering

Het was een genoegen om samen te werken met een bedrijf dat onze behoeften begreep. Vanaf het allereerste gesprek was het duidelijk dat ze precies wisten wat ze deden, en hoe ze dat goed moesten aanpakken. Ze stelden precies de juiste vragen, kwamen hun beloften na en rondden het project op tijd af. Die deskundigheid was een belangrijke reden waarom we met Xillio wilden samenwerken.

David McIntyre

Build America Mutual

We bouwen de Avans SharePoint-omgeving afdeling voor afdeling op. De algemene structuur wordt steeds duidelijker en dankzij Xillio beschikken we nu over een optimaal georganiseerd proces.

Antal Derene

Avans Hogeschool

Al met al waren we onder de indruk van de flexibiliteit van de oplossing van Xillio en de ondersteuning door het Xillio-team tijdens de hele migratie

Simon Denton

Mott MacDonald

De deskundigheid en toewijding van Xillio waren uitstekend, en het is duidelijk dat ze elke stap van een contentmigratie door en door begrijpen.

Dietmar Rabich

WestLotto

We waren erg tevreden over de hulp en expertise van Xillio. Zonder deze hulp en expertise hadden we ons project nooit zo succesvol en op tijd tot een goed einde kunnen brengen.

Stefan Groen

Erasmus Universiteit

Tijdens de gesprekken kwam de professionaliteit van de specialisten van Xillio duidelijk naar voren dankzij een transparant projectplan en beproefde tools. Dat gaf ons het vertrouwen dat zij deze enorme uitdaging inderdaad aankonden. Het resultaat was een zeer prettige samenwerking.

Astrid Faassen

Gemeente Middelburg

IT-team van de Australische overheidssector dat de conform de voorschriften verlopende migratie van Objective ECM naar Microsoft 365 begeleidt
Ontdek verhalen van klanten

Waarom deze migraties complex kunnen zijn

Architectuur van overheidsdocumenten

Het DNA van ECM op het gebied van documentbeheer, dat specifiek is ontworpen om te voldoen aan de eisen van de Australische overheid, zorgt voor een unieke complexiteit bij de migratie naar SharePoint Online. De containerhiërarchie van het platform (organisaties, divisies, afdelingen, teams) biedt een gestructureerde manier van documentbeheer die zorgvuldig moet worden afgestemd op de site- en bibliotheekarchitectuur van SharePoint, waarbij de governance gewaarborgd blijft.

Vertaling van juridische classificaties

De classificatiesystemen van Objective, met name die welke zijn afgestemd op de Australische General Disposal Authorities (GDA’s) en de specifieke vernietigingsschema’s van overheidsinstanties, moeten zorgvuldig worden omgezet naar SharePoint-bewaarbeleidsregels en Microsoft 365-nalevingslabels. Dit zijn geen eenvoudige metadatavelden – ze vertegenwoordigen wettelijke verplichtingen inzake het bewaren en vernietigen van documenten, die ook na de migratie afdwingbaar moeten blijven.

Documentatie, beveiliging en levenscyclusoverzicht

Het onderscheid dat het platform maakt tussen documenten en archiefstukken – waarbij documenten kunnen worden aangemerkt als archiefstukken met afwijkende levenscyclusregels – moet worden afgestemd op de functies voor het aanmerken van archiefstukken en het in-place archiefbeheer van SharePoint. De markeringen voor essentiële records, de beveiligingsclassificaties (PROTECTED, UNCLASSIFIED) en de toegangsbeheerlijsten van Objective weerspiegelen de beveiligingskaders van de overheid, die moeten aansluiten bij de mogelijkheden voor informatiebeveiliging van Microsoft 365.

Herinrichting van de governance-workflow

Objectieve workflows voor het beheer van goedkeuringsprocessen, archiveringstaken en beoordelingen van vernietiging vormen geïntegreerde bestuursprocessen die van cruciaal belang zijn voor naleving. Deze moeten in Power Automate worden nagebouwd, waarbij de door overheidsnormen voor archivering vereiste audittrajecten en verantwoordingsketens behouden moeten blijven.

Voortdurende waarborging van de naleving

Organisaties die Objective gebruiken, werken doorgaans volgens strikte beleidsregels voor archiefbeheer, kaders voor informatiebeheer en auditvereisten. De migratie is niet alleen een technische aangelegenheid: er moet tijdens en na de overgang worden aangetoond dat er voortdurend wordt voldaan aan AS ISO 15489, de archiefwetgeving en de specifieke vereisten van de betreffende instantie op het gebied van archiefbeheer.

Hoe Xillio dit aanpakt

Analyse van het beheer vóór de migratie met Xillio Insights

We analyseren jouw Objective-omgeving om containerstructuren in kaart te brengen, bevoegdheden voor het verwijderen van inventaris vast te stellen, het gebruik van classificatieschema’s te beoordelen en de metagegevens van de documentbeheerprocessen te evalueren. Deze analyse zorgt ervoor dat het ontwerp van de SharePoint-architectuur voldoet aan de governance-eisen en brengt nalevingsaspecten in kaart voordat de migratie van start gaat.

ECM-expertise bij de overheid

Onze Objective ECM-connector houdt rekening met containerhiërarchieën, vernietigingsschema’s en metadata voor documentbeheer die specifiek zijn voor overheidsvereisten. We hebben federale, staats- en lokale overheidsinstanties geholpen bij de overstap naar Microsoft 365, waarbij we ervoor hebben gezorgd dat aan alle nalevingsvereisten werd voldaan.

In kaart brengen van bevoegdheden inzake afvalverwijdering

We stellen gedetailleerde koppelingen op tussen de bevoegdheden voor het vernietigen van gegevens en de bewaartermijnen volgens Objective enerzijds en de bewaarbeleidsregels van SharePoint en de nalevingslabels van Microsoft 365 anderzijds, zodat wettelijke verplichtingen ook in de nieuwe omgeving afdwingbaar en controleerbaar blijven.

Configuratie van het documentbeheer

We configureren de functies voor documentbeheer van SharePoint – documentbeheer ter plaatse, workflows voor documentdeclaratie en bewaarbeleidsregels – zodat deze aansluiten bij de mogelijkheden van Objective op het gebied van documentbeheer, waarbij we gebruikmaken van de moderne compliance-tools van Microsoft 365.

Onderhoud van het bestuurskader

We werken samen met jouw documentbeheerders en compliance-teams om vast te leggen hoe SharePoint-configuraties in overeenstemming blijven met AS ISO 15489, het beleid van de instantie inzake documentbeheer en de vereisten van het Archief, en leveren daarmee bewijsmateriaal voor compliance-audits.

Veelgestelde vragen

Kun je in SharePoint zorgen dat je voldoet aan de voorschriften van de Australische afvalverwerkingsinstanties? 
Ja. Voor klanten uit de Australische overheidkoppelen we de bevoegdheden voor het vernietigen van documenten en de bewaartermijnen uit de Objective-normen aan SharePoint-bewaarbeleidsregels en Microsoft 365-nalevingslabels, zodat de wettelijke verplichtingen inzake het bewaren en vernietigen van documenten ook na de migratie blijven gelden.
Hoe ga je om met veiligheidsclassificaties (PROTECTED, UNCLASSIFIED) in Microsoft 365?
We koppelen de veiligheidsclassificaties van Objective aan de gevoeligheidslabels en het beleid voor informatiebeveiliging van Microsoft 365, waarbij we zorgen voorpassende beveiligingsmaatregelen die aansluiten bij de beveiligingskaders van de Australische overheid.
Kun je het onderscheid tussen documenten en geregistreerde gegevens in stand houden?
Ja. We configureren het in-place recordsmanagement van SharePoint zodanig dat het aansluit bij het proces van Objective voor het aanmerken van documenten als records, waarbij we verschillende levenscyclusregels en beveiligingsniveaushanteren voor aangemerkte records.
Wat gebeurt er met de markeringen bij essentiële documenten en de metagegevens over bedrijfscontinuïteit? 
We bewaren markeringen voor essentiële documenten en bijbehorende metagegevens over bedrijfscontinuïteit met behulp van SharePoint-kolommen en bewaartermijnlabels, zodat kritieke documenten herkenbaarblijven voor rampherstel en bedrijfscontinuïteitsplanning.
Kan deze migratie in fasen worden uitgevoerd?
Ja. We ondersteunen gefaseerde migraties per organisatie-eenheid, documenttype of vernietigingsbevoegdheid, waardoor Objective operationeel blijft voor het beheer van actieve documenten terwijl de overstap naar SharePoint stapsgewijs plaatsvindt.
Ondersteun je migraties die uitsluitend gericht zijn op export, met het oog op de archivering van permanente documenten?
Ja. Als je Objective buiten gebruik stelt maar over documenten met een permanente bewaartermijn beschikt, kunnen wij de inhoud – inclusief alle vernietigingsmachtigingen, veiligheidsclassificaties en auditmetadata – exporteren naar goedgekeurde archiefopslagplaatsen.

Klaar om jouw ECM te moderniseren en tegelijkertijd te voldoen aan de Australische overheidsvoorschriften?

Vraag een offerte aan

Ontvang een duidelijke, op maat gemaakte offerte op basis van jouw wensen.