Migratie van OpenText Livelink naar SharePoint Online

Maak moderne samenwerking in Microsoft 365 mogelijk met controle over inhoud, metagegevens, machtigingen, versies, structuur en validatie gedurende de gehele migratie

Scrollen

Overzicht van de LiveLink-migratie naar SharePoint Online

Bron

Doel

  • SharePoint Online
  • Bestandslocaties in Microsoft Teams
  • OneDrive voor Bedrijven

Ben je van plan om Microsoft 365 Copilot te gaan gebruiken? Een analyse vóór de migratie met Xillio Insights kan helpen bij het opsporen van ROT, duplicaten, inconsistenties in metagegevens en andere problemen met de kwaliteit van de inhoud, voordat deze in jouw Microsoft 365-omgeving terechtkomt.

Optie ‘alleen exporteren’: Content kan ook uit Livelink worden geëxtraheerd voor archiverings- of bewaardoeleinden, zonder deze naar een nieuw documentbeheerplatform te migreren

Veelvoorkomende uitdagingen:

Professionals die aan de slag zijn met computers tijdens een migratieproject van OpenText Livelink naar SharePoint Online voor een onderneming

  • Het herstructureren van diep geneste Livelink-mappen voor SharePoint Online
  • Livelink-categorieën en -attributen toewijzen aan SharePoint-metadata
  • Omgaan met samengestelde, gekoppelde of gespecialiseerde inhoudsobjecten
  • Identificeren van workflows die in Microsoft 365 opnieuw moeten worden ontworpen of aangemaakt
  • Oude machtigingen omzetten naar een geschikt SharePoint-beveiligingsmodel
  • Oplossen van problemen met verouderde bestanden, naamgeving, paden en metagegevens
  • Inhoud betrouwbaar extraheren uit oudere Livelink-infrastructuur
  • Toegang tot inhoud behouden wanneer verouderde Livelink-URL's veranderen

Hoe Xillio dit aanpakt:

Analyseer de Livelink-omgeving met Xillio Insights

Begin met inzicht te krijgen in wat er in Livelink is opgeslagen. Xillio Insights kan de omvang van de content, de structuur, het gebruik van metagegevens, duplicaten, ROT-content, activiteit en andere indicatoren voor de kwaliteit van de content analyseren. Dit levert informatie op die nodig is om te beslissen wat er moet worden gemigreerd, gearchiveerd, geherstructureerd of onderzocht vóór de migratie.

Analyseer de Livelink-omgeving met Xillio Insights

Metagegevens, structuur en machtigingen van kaarten

Xillio zet broninhoud om naar het model dat SharePoint Online vereist. Livelink-categorieën en -attributen kunnen worden gekoppeld aan SharePoint-metadata, mappenstructuren kunnen waar nodig worden geherstructureerd en toegangsbeperkingen kunnen worden aangepast aan het doelmodel voor machtigingen. Hoe de machtigingen precies worden behandeld, hangt af van de bronversie en de extractiemethode.

Metagegevens, structuur en machtigingen van kaarten

Testen, migreren, monitoren en valideren

Xillio Migrate biedt een gecontroleerde omgeving voor transformatie en migratie, met mogelijkheden voor simulatie, validatie, monitoring, rapportage en controleerbaarheid. De inhoud wordt vervolgens via het migratieproces van Microsoft geïmporteerd in SharePoint Online, waarbij migratielogboeken beschikbaar zijn voor monitoring en probleemoplossing.

Bekijk de migratie in de praktijk

Bekijk een demonstratie van de migratie van OpenText Livelink naar SharePoint Online met behulp van de migratietechnologie van Xillio. De demo laat zien hoe documenten, metagegevens, machtigingen en versies worden geëxtraheerd, getransformeerd, gevalideerd en geïmporteerd in Microsoft 365 via een gecontroleerd migratieproces.
Bekijk de demo
LiveLink naar SPO-demo

Zorg ervoor dat Livelink-links na de migratie bruikbaar blijven

Meer informatie over Xillio Link Redirector
Wanneer documenten naar SharePoint worden verplaatst, veranderen hun URL’s, maar oude Livelink-links kunnen nog steeds voorkomen in e-mails, intranetten, applicaties, bladwijzers en andere bedrijfsprocessen.

Xillio Link Redirector kan gebruikmaken van migratietoewijzingen en omleidingsregels om verzoeken voor oude URL's door te sturen naar de bijbehorende gemigreerde locatie. Het kan tijdens de overgang of nadat het verouderde platform buiten gebruik is gesteld, in gebruik blijven.

Bewezen op grote schaal

Xillio heeft Livelink-naar-SharePoint-migraties gedocumenteerd voor organisaties met complexe eisen op het gebied van content, metadata, beveiliging en compliance. Deze klantprojecten laten zien hoe de migratieaanpak in de praktijk werkt.

Een toonaangevende Noord-Europese financiële toezichthouder heeft zijn documentbeheer gemigreerd van OpenText LiveLink naar Microsoft SharePoint Online als onderdeel van zijn cloudtransformatiestrategie.

Xillio heeft de content voor de migratie geëxtraheerd, geanalyseerd, getest en verpakt, waardoor een gecontroleerde en veilige overgang tot stand kwam waarbij de toegang tot cruciale documenten behouden bleef en tegelijkertijd de doorzoekbaarheid, het beheer en de naleving werden verbeterd.

Financial Oversight Agency migrates confidential content to the cloud
A Financial Oversight Agency migrates confidential content from OpenText LiveLink to the cloud

Financial Oversight Agency migrates confidential content to the cloud

Xillio helps Oasen to a problem-free content migration
Xillio helps Oasen to a problem-free content migration

Xillio helps Oasen to a problem-free content migration

Het Nederlandse drinkwaterbedrijf Oasen heeft zijn documentarchief, inclusief metagegevens, gemigreerd van OpenText LiveLink naar Microsoft SharePoint Online. Na de migratie waren het volledige archief en de bijbehorende metagegevens toegankelijk via SharePoint Online.

Waarom kunnen migraties van Livelink naar SharePoint Online zo complex zijn?

Verschillende informatiearchitecturen

Livelink-omgevingen zijn vaak opgebouwd rond geneste mappen, categorieën, attributen en verouderde classificaties. SharePoint Online maakt gebruik van documentbibliotheken, kolommen, inhoudstypen, beheerde metagegevens en heeft zijn eigen beperkingen en naamgevingsregels. Bij een migratie is daarom een zorgvuldige toewijzing nodig in plaats van een directe kopie van de bronstructuur.

Categorieën en gespecialiseerde inhoudsobjecten

Livelink-categorieën en aangepaste attributen komen niet automatisch overeen met SharePoint-velden. Samengestelde, gekoppelde of gespecialiseerde objecten moeten mogelijk ook per scenario specifiek worden behandeld voordat ze op de juiste manier in het doel kunnen worden weergegeven.

Verschillende machtigingsmodellen

Bestaande Livelink-toegangscontroles moeten worden geïnterpreteerd in de context van de sites, bibliotheken, groepen, overerving en machtigingen op itemniveau van SharePoint. SharePoint legt zelf ook praktische beperkingen op aan de overerving van machtigingen en raadt aan om onnodige onderbrekingen in de overerving te beperken.

Kwaliteit en afhankelijkheden van bestaande content

Oudere repositories kunnen inconsistente metagegevens, dubbele inhoud, lange of ongeldige paden, verouderde bestanden en links bevatten die nog steeds naar oude locaties verwijzen. Door deze situaties vóór de migratie in kaart te brengen, worden de transformatie en validatie beter voorspelbaar.

Vereisten voor het ophalen van legacy-gegevens

De extractiemethode hangt af van de Livelink- of Content Server-omgeving. Xill4 biedt zowel API- als databasegestuurde benaderingen, terwijl oudere Livelink-installaties mogelijk databasespecifieke aanpassingen vereisen. Het vaststellen van het juiste extractiepad moet daarom deel uitmaken van de migratieanalyse en de technische beoordeling.

Veelgestelde vragen

Kun je Livelink-categorieën en -attributen naar SharePoint migreren?
Ja. Livelink-categorieën en metagegevens kunnen worden geëxtraheerd en aangepast voor het SharePoint-doelmodel. In de toewijzing moet worden vastgelegd hoe de oude velden corresponderen met SharePoint-kolommen, inhoudstypen, beheerde metagegevens of andere doelvelden.
Wat gebeurt er met diep geneste mappenstructuren?

Ze hoeven niet exact te worden overgenomen. De bronstructuur kan worden geanalyseerd en aangepast, zodat de inhoud aansluit bij de beoogde SharePoint-informatiearchitectuur, terwijl mappen behouden blijven waar ze nog van nut zijn.

Kunnen documentversies worden gemigreerd?

Ja. De OpenText Content Server-connector van Xillio ondersteunt het ophalen van documentversies, en de SharePoint Online-doelconnector ondersteunt het aanmaken van documenten met hun versies. Of dit precies het geval is, moet worden nagegaan voor de specifieke verouderde Livelink-ophaalmethode die wordt gebruikt.

Hoe ga je om met Livelink-machtigingen in SharePoint?
Toegangsrechten kunnen worden geëxtraheerd en gekoppeld aan het SharePoint-toegangsrechtenmodel, mits dit wordt ondersteund door de geselecteerde bron-extractiemethode. Bij het ontwerp van toegangsrechten moet ook rekening worden gehouden met de overerving in SharePoint en de vereisten op het gebied van governance.
Kunnen Livelink-workflows worden gemigreerd naar Power Automate?
Beschrijf dit niet als een directe migratie van workflow-objecten. De OpenText Content Server-bronconnector van Xill4 geeft momenteel aan dat workflows niet worden ondersteund. Bestaande workflows kunnen in plaats daarvan worden geëvalueerd, zodat de benodigde bedrijfsprocessen kunnen worden herontworpen of afzonderlijk opnieuw kunnen worden opgezet in Microsoft 365.
Kan de migratie in fasen worden uitgevoerd?

Ja. Een migratie kan worden gestructureerd op basis van vastgestelde inhoudsselecties of bedrijfsgerichte migratiefasen. De precieze faseringsstrategie hangt af van de bronomgeving, de doelstructuur, de afhankelijkheden en de vereisten voor de overgang.

Wat gebeurt er met links die naar oude Livelink-URL's verwijzen?

Wanneer oude URL’s bruikbaar moeten blijven, kan Xillio Link Redirector verzoeken doorverwijzen naar de juiste gemigreerde locatie aan de hand van regels en migratietoewijzingen.

Kan Livelink-inhoud worden geëxporteerd zonder deze naar SharePoint te migreren?

Ja. Xillio ondersteunt ook scenario’s waarbij alleen export plaatsvindt, bijvoorbeeld wanneer inhoud moet worden bewaard of gearchiveerd zonder dat deze in een vervangend documentbeheerplatform wordt geladen. De vereiste inhoud, metagegevens en het archiefformaat moeten tijdens de scoping worden vastgesteld.

Ben je van plan om een migratie van OpenText Livelink naar SharePoint Online uit te voeren?

Bespreek jouw bronomgeving, inhoudsstructuur, metagegevens, machtigingen, het ontwerp van de doelomgeving en de migratievereisten met een migratiedeskundige van Xillio.