Casestudy
Gemeente Utrecht Werk- en Inkomen
Het digitale archief van de gemeente Utrecht vindt zijn oorsprong in 2011. Tijdens het digitaliseringsproject is de omslag gemaakt naar digitale dossiervorming. Inkomende papieren documenten werden gescand en opgeslagen in het digitaal archief. Niet het papieren exemplaar, maar de digitale variant ervan gold vanaf toen als ‘archiefstuk’.
Tegen 2018 was dit digitale archief ‘end of life’ en werd besloten om tot vervanging van dit digitale archief over te gaan. We onderzochten verschillende scenario’s om het digitale archief, gebaseerd op Alfresco, te vervangen.” Werk en Inkomen koos uiteindelijk voor een scenario waarbij het gehele digitale archief gemigreerd werd naar het zaaksysteem van leverancier Exxellence.
De analyse van Xillio heeft enorm geholpen om een goede start met het migratieproject te maken. Ik zou iedere organisatie adviseren om veel tijd en aandacht in de analyse van de broncontent te stoppen.
Yvonne Mulder
Informatie- en procesadviseur, Gemeente Utrecht