Wat is legacy ECM?
Enterprise Content Management (ECM) systemen kunnen worden omschreven als ‘legacy’ als deze de zakelijke doelstellingen belemmert en een schone en flexibele contentomgeving in de weg staat.
Er zijn veel situaties waarin dit het geval is, bijvoorbeeld als het ECM-systeem niet meer wordt ondersteund, is gebouwd op verouderde technologie of niet meer past binnen de contentarchitectuur. Dit betekent niet altijd dat het systeem verouderd is. Contentspecialisten migreren data omdat het ECM-systeem verouderd is maar ook om ruimte vrij te maken om een lean en agile bedrijfsstrategie te ondersteunen. Elke organisatie is anders. We zien ook dat Digitale Transformatie een aanleiding is voor legacy ECM migraties.
Waarom een legacy ECM migratie?
In het tijdperk van Big Data is content een resource die bijna net zo waardevol is voor een organisatie als haar menselijk kapitaal. Alleen al om deze reden is het achterlaten van content in een verouderde en inefficiënte ECM niet langer een optie.
Hoewel 'legacy' niet noodzakelijkerwijs oud betekent, heb je in de meeste migratieprojecten te maken met legacy-technologie, legacy-databases en legacy-ondersteuning (dat wil zeggen, alle ondersteuning is alleen in documentvorm, als je de documentatie al kunt vinden). Dit is een van de uitdagingen waar je tegenaan kunt lopen tijdens een legacy migratie.
Uitdagingen van een legacy migratie
Geen API
Hoe maak je verbinding met het bronsysteem voor het exporteren van documenten en metadata zonder API?
Oude databases
Verouderde of onbekende databases kunnen uitdagende relationele structuren bevatten.
No support
De leverancier bestaat mogelijk niet meer, of de documentatie is niet meer beschikbaar.
Performance
De prestaties van het oude systeem kunnen een probleem veroorzaken, omdat een grote hoeveelheid content op een oude omgeving draait.
Oude structuur herstructuren
Het herstructureren van uw oude systeem (dat mogelijk gebaseerd is op mappen) om de nieuwe omgeving in kaart te brengen, vereist complexe mapping.
Beperkte support van leverancier
De leverancier van het oude systeem is mogelijk niet bereid (of niet in staat) om licht te werpen op hoe het oude systeem is ingesteld.
Kennis van configuratie
Vaak worden systemen beheerd door mensen die het bedrijf hebben verlaten. Als niemand weet hoe het oude systeem is geconfigureerd, voer je een verloren strijd.
Retentiebeleid
Deze oude implementaties zijn vaak goed doordacht en het in kaart brengen hiervan in nieuwe systemen kan lastig zijn.
8 uitdagingen van migraties vanuit een verouderd ECM-systeem
Een legacy ECM migratie is vaak nodig, maar pas op voor de valkuilen!
Top 6 legacy migraties
De meeste legacy content migraties die Xillio heeft uitgevoerd, zijn naar Office 365. Dit komt mogelijk door de verbeterde functies voor record management van SharePoint Online. Sinds kort zien we steeds meer migraties vanuit legacy systemen, zoals LiveLink, Documentum, OpenText en FileNet.
De top 6 gevraagde legacy content migraties is als volgt:
- LiveLink naar Office 365
- Documentum naar Office 365
- OpenText Content Server naar Office 365
- IBM FileNet P8 naar Office 365
- FileNet naar Hyland
- Fileshares naar Office 365