Snelle migratie fileshare naar SharePoint Online en Office 365

Best practice voor migratie fileshare naar een ECM-systeem

Fileshares, of netwerkschijven, zijn ongestructureerd en vaak een chaos. Iedere medewerkers hanteert zijn eigen methodiek omtrent bijvoorbeeld versiebeheer, titels en mappenstructuren. Tevens ontbreekt er binnen organisaties vaak beleid op het gebied van opschoning en archivering. Hierdoor is er op fileshares in de loop der jaren een enorme vervuiling ontstaan, met hoge kosten en risico's van dien. Dit maakt een goede migratie van fileshare naar een samenwerkingsomgeving, bijvoorbeeld SharePoint Online of Office 365, Alfresco et cetera, zeer complex.

Een van de voornaamste redenen om te migreren van fileshare naar SharePoint en/of Office 365 is dat in deze omgevingen beter samengewerkt en gezocht kan worden en dat ze beter beheersbaar zijn. Volgens Xillio zijn er een aantal onmisbare stappen die je moeten nemen voordat je content uit fileshares migreert.

Verrijk content tijdens migratieproces

Naast het bepalen van waardevolle content, door bijvoorbeeld ontdubbelen of het gebruiken van de systeemdata voor selectie, zorgt Xillio ook voor betere vindbaarheid en beheersbaarheid in het nieuwe systeem. Het uitgangspunt van Xillio bij iedere migratie is om waarde toe te voegen, bijvoorbeeld door te herstructureren of metadata toe te voegen via verschillende slimme technieken. Dit resulteert in een verbeterde adoptie van het nieuwe systeem en maakt van een migratie een mogelijkheid om te verbeteren, waar het gewoonlijk wordt gezien als noodzakelijk kwaad.

Na een uitgebreide analyse van de content collecties op de file shares wordt bepaald wat er nodig en mogelijk is om content te verrijken. De intelligente mogelijkheden die Xillio biedt, zijn onder meer: content automatisch classificeren, versies herkennen, trefwoorden herkennen in tekst en toevoegen als metadata en content te ontdubbelen. Alleen de waardevolle content wordt zo gemigreerd naar uw nieuwe collaboratie-omgeving.