Analyse en migratie van netwerkschijven
Veel organisaties gebruiken netwerkschijven al jarenlang voor opslag en samenwerking. Daardoor zijn fileshares vaak uitgegroeid tot grote, onoverzichtelijke omgevingen met dubbele bestanden, oude versies, lege mappen, tijdelijke documenten en informatie waarvan niet altijd duidelijk is of deze nog waardevol is.
Bij een migratie naar SharePoint, Microsoft 365, een DMS of een ander doelsysteem wil je deze vervuiling niet zomaar meenemen. Eerst moet duidelijk worden wat er op de netwerkschijf staat, welke content relevant is, welke bestanden kunnen worden opgeschoond en hoe de informatie het beste kan worden gestructureerd in de nieuwe omgeving.
Veel organisaties worstelen daarom met vragen zoals:
- Hoe krijgen we inzicht in de omvang en kwaliteit van onze netwerkschijven?
- Welke bestanden zijn dubbel, verouderd of overbodig?
- Welke content moet worden gemigreerd, gearchiveerd of verwijderd?
- Hoe vertalen we een bestaande mappenstructuur naar een nieuw informatiemodel?
- Hoe zorgen we dat metadata behouden blijft of wordt verrijkt?
- Hoe voeren we de migratie gecontroleerd en veilig uit zonder onnodige verstoring voor gebruikers?
Gecontroleerde migratie van netwerkschijven
Xillio helpt organisaties om netwerkschijven voorspelbaar en gecontroleerd te migreren naar moderne contentplatformen zoals SharePoint Online, Microsoft 365, een ECM-systeem, DMS of archiefomgeving.
De migratie begint met een grondige analyse van de bestaande fileshare. Hiermee wordt zichtbaar welke content aanwezig is, waar risico’s zitten en welke opschonings- of migratieregels nodig zijn. Op basis van deze inzichten kunnen organisaties gerichte keuzes maken: wat gaat mee, wat wordt opgeschoond, wat wordt gearchiveerd en hoe wordt content logisch ingedeeld in het nieuwe systeem?
Xillio ondersteunt het volledige proces: van analyse en selectie tot metadata-transformatie, testmigratie, uitvoering en rapportage. Zo voorkom je dat oude rommel wordt meegenomen naar de nieuwe omgeving en ontstaat een schonere, beter beheersbare basis voor samenwerking, compliance en AI-readiness.
De Xillio aanpak omvat:
Analyse van alle content, metadata en mappenstructuren op de netwerkschijf
Identificatie van dubbele, verouderde, lege en overbodige bestanden
Selectieregels toepassen om de gewenste dataset voor migratie samen te stellen
Opschonen, verrijken en normaliseren van metadata waar nodig
Vertaling van de bestaande mappenstructuur naar het gewenste informatiemodel
Gecontroleerde migratie naar SharePoint, Microsoft 365, DMS, ECM of archiefomgeving
Testmigraties en validatie om fouten vroegtijdig te signaleren
Finale rapportage van de uitgevoerde migratie en nieuwe omgeving
Ervaring
Gedurende de afgelopen 20 jaar hebben wij van en naar tientallen systemen gemigreerd. De systemen die wij het meest tegen zijn gekomen staan hieronder. Heb je een specifieke vraag over jouw systeem of mis je er eentje in de lijst. Laat het dan gerust weten.
