Digitalisering bij de overheid: nu en in de toekomst

In een tijd waarin digitale transformatie aan de orde van de dag is, staan overheidsinstanties voor de uitdaging hun dienstverlening verder te digitaliseren en te uniformiseren. Jij, als vertegenwoordiger van een overheidsinstantie, beheert een grote verscheidenheid aan beleidsstukken, documenten en burger aanvragen. Effectieve zaaksystemen zijn daarom essentieel voor jouw transformatie.

Deze systemen zijn speciaal ontwikkeld om te voldoen aan de strenge en specifieke eisen van de overheid. Ze bieden niet alleen oplossingen voor georganiseerd documentbeheer, maar stellen jou ook in staat om binnen wettelijk vastgestelde termijnen te reageren op aanvragen. Zo worden zaken efficiënt afgehandeld, met duidelijke terugkoppeling naar burgers via overheidswebsites of burgerportalen.

Uitdagingen voor overheidsinstanties

De overstap naar geavanceerde digitale platforms brengt uitdagingen met zich mee, waar jij als overheidsmedewerker ongetwijfeld mee te maken hebt. Eén van de voornaamste hindernissen is de herstructurering van bestaande datastructuren. Deze structuren zijn vaak ingewikkeld en historisch gegroeid, met meerdere lagen en diverse toegangsrechten. De overgang naar nieuwe systemen vereist niet alleen een technische migratie, maar ook een grondige revisie van deze structuren. Dit proces vraagt om intensieve inspanningen en kan de doorlooptijd van migratieprojecten aanzienlijk verlengen. 

“Effectieve digitale transformatie bij overheidsinstanties gaat niet alleen over technologie, maar ook over het harmoniseren van mens en systeem."

Daarnaast ondervinden overheidsorganisaties specifieke uitdagingen bij de integratie van verschillende systemen en het creëren van een uniforme gebruikservaring. Uit onderzoek blijkt dat beveiliging vaak als het grootste probleem wordt gezien bij cloudoplossingen in de overheid, met maar liefst 31% van de respondenten in staats- en lokale overheden die beveiliging als hun belangrijkste zorg benoemen. 

Een gepersonaliseerde benadering  

Deze uitdagingen kunnen effectief worden aangepakt met een reeks oplossingen, waarbij Microsoft 365 het meest prominente voorbeeld is. Ons aanbod omvat niet alleen de migratie naar dit geavanceerde en veelzijdige platform, maar strekt zich ook uit tot andere technologieën en systemen die aansluiten bij jouw specifieke behoeften. Microsoft 365 biedt SharePoint voor documentbeheer en samenwerking, en Microsoft Syntex voor geautomatiseerde documentverwerking. Het omvat ook Microsoft Purview voor Data Lifecycle Management, Records Management en archivering naar kostenefficiënte opslag, ter ondersteuning van efficiëntie en samenwerking.

"De sleutel tot succesvolle zaaksysteemmigraties ligt in het balanceren van geavanceerde technologie met diepgaand inzicht in overheidsprocessen."

Daarnaast benadrukken we de veelzijdigheid van onze aanpak door op maat gemaakte migratieplannen te bieden die verder gaan dan standaardoplossingen. . Ons doel is om jou te voorzien van de meest geschikte technologieën voor collaboratie en ondersteunende processen, zoals Microsoft 365, of een taakspecifieke applicatie, of een zaaksysteem dat beter aansluit bij jouw unieke eisen. Door een combinatie van geavanceerde beveiligingsprotocollen, compliance-tools en een diepgaand begrip van organisatorische behoeften, zorgen we ervoor dat elke migratie niet alleen een technologische verbetering is, maar ook een stap voorwaarts in het waarborgen van gegevensbeveiliging en naleving van regelgeving.

Praktijkvoorbeelden: Xillio's rol in overheid digitalisering

Onze aanpak is succesvol gebleken in diverse migratieprojecten bij overheidsinstanties. Bij de Gemeente Midden-Delfland hebben we een sleutelrol gespeeld in de migratie van content uit DMS Corsa naar Zaaksysteem.nl. Deze uitdagende opdracht omvatte niet alleen de contentmigratie, maar ook de archivering van bouwvergunningen naar het e-depot in Delft, waarbij alle documenten en metadata naar Zaaksysteem.nl zijn gemigreerd en relevante bouwvergunningen verrijkt gearchiveerd in Delft​​​​. Het project startte met een onderzoek om te bepalen of het bestaande DMS nog voldeed aan de eisen voor zaakgericht werken. Dit leidde tot de selectie van Zaaksysteem.nl als nieuw zaaksysteem, waarbij een duidelijke roadmap en uitgebreide analyse en extractie van data nodig waren​​.

Voor de Rijksoverheid hebben we een complexe migratie uitgevoerd waarbij content van 16 verschillende websites met eigen CMS-systemen werd samengevoegd in één uniforme website op Hippo CMS. Dit project omvatte geautomatiseerde contentmigratie met verrijking en opschoning, waarbij we aanzienlijke uitdagingen zoals contentmapping, formaat conversie en het beheren van interne links overwonnen. Het resultaat was een succesvolle en efficiënte overgang naar een gestroomlijnde en gecentraliseerde website voor de Rijksoverheid.

"Dankzij de expertise van Xillio hebben we met succes onze zaaksystemen gemigreerd naar een geavanceerde digitale omgeving. Dit heeft onze efficiëntie verbeterd en onze dienstverlening aan burgers getransformeerd." - Rijksoverheid

Deze cases tonen aan hoe wij overheidsinstanties kunnen ondersteunen in hun digitale transformatie, met op maat gemaakte oplossingen die zowel technische uitdagingen aanpakken als organisatorische efficiëntie bevorderen.

Het pad naar efficiëntie en compliance

Met Xillio als jouw partner voor zaaksysteem migraties, kun jij rekenen op een doordachte aanpak die technologie combineert met diepgaand inzicht in overheidsprocessen en compliance. Onze op maat gemaakte oplossingen, waaronder migraties naar Microsoft 365 en andere geschikte systemen, bieden een uitweg uit de complexiteit van zaaksysteem migraties. Door te profiteren van onze expertise kun jij je dienstverlening efficiënter en veiliger maken, terwijl je voldoet aan wettelijke vereisten. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we jouw digitale transformatie kunnen ondersteunen.

website: eric burger document management – digitaal werken en digitaal archiveren
bio: Eric Burger – eric burger document management