5 tips voor snelle SharePoint migratie

Wilt u content afkomstig uit een legacy ECM-systeem (bijvoorbeeld Livelink, Hyland, Oracle WCC, FileNet, OpenText, Documentum) of fileshare migreren naar een nieuwe SharePoint Online omgeving? Het ophalen van de data uit het bronsysteem en het importeren naar SharePoint lijkt op een complexe taak. En dat is het ook! Maar met deze tips wordt uw SharePoint data migratie een snel en veilig proces.

  1. Analyse van de content op het bronsysteem

De eerste stap in elk migratieproces is een grondige analyse van alle content die aanwezig is in het bronsysteem. U wilt geen junk migreren, dus gebruik deze analyse om te bepalen welke content kan worden verwijderd. Daarnaast kunt u met een analyse ontdekken welke data in welk systeem zit, welke content typen, schema's, blue prints en datamodellen worden gebruikt. Ten slotte kunt u checken of er een API of exportfunctionaliteit beschikbaar is die kan worden gebruikt om de relevante data op een geautomatiseerde en gestructureerde manier uit het systeem te exporteren.sharepoint migratie van data en documenten

  1. Bepaal de datastructuur van uw nieuwe SharePoint-systeem

Na de analyse van één (of meerdere) bronsystemen kunt u de datastructuur in SharePoint bepalen. SharePoint structureert data van algemeen naar specifiek in webapplicaties, site collecties, sites en subsites, lists/libraries en mappen. De meest voorkomende manier om SharePoint-data te structureren is door gebruik te maken van hiërarchische sitestructuur. Let wel, elke site in een dergelijke hiërarchie heeft zijn eigen configuratie van contenttypes, gebruikers, permissies, metadatavelden en andere site-instellingen. Sites op lagere niveaus in de hiërarchie kunnen de instellingen van sites op hogere niveaus meenemen.

  1. Definieer het nieuwe datamodel in SharePoint
    Het is tijd om een nieuw metadata-model te definiëren, ook gebaseerd op de analyse van stap 1. Tijdens deze stap kunt u de datamodellen van het bronsysteem met het doelsysteem vergelijken en de data-modellen samenvoegen naar één centraal datamodel dat alle data omvat. Eén centraal metadatamodel verbetert de kwaliteit van uw SharePoint-content en de doorzoekbaarheid ervan.

  1. Classificeer alle content volgens het nieuwe metadatamodel
    Als u de doorzoekbaarheid van uw content wilt vergroten, moet u metadata labels toevoegen om uw data te classificeren. U kunt gebruik maken van SharePoint's 'Content types', 'Managed Metadata' en 'Lookup Fields' en daarnaast kunt u tools inzetten om de content van uw bronsysteem automatisch te classificeren.

  2. Transporteren
    U bent nu klaar om de data van uw bronsysteem naar SharePoint over te zetten. In de meest triviale scenario's kan dit handmatig worden gedaan, maar als u ervoor wilt zorgen dat er geen data of metadata verloren gaan tijdens een migratie, kunt u beter op een geautomatiseerde manier transporteren.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Nog meer tips? Download tipsheet SharePoint migraties

Tips for Data Migration to SharePoint

 

Share this post on

Comments

Subscribe to email updates

Recente posts