Data migreren naar een nieuw zaaksysteem

Na een succesvol doorlopen aanbestedingstraject omtrent zaakgericht werken is de keuze voor een nieuw zaaksysteem gemaakt. Maar dan komen er belangrijk vragen omtrent de migratie en transformatie van de content ter sprake. Vragen zoals:

“Wat doen we met de informatie die al is opgeslagen in oude postregistratie- of andere document management systemen?”
“Moeten we alle data overzetten of alleen een deel van de data overzetten?”
“Kan een gedeelte naar een archiefsysteem of e-Depot worden overgezet?”
“Welke documenten zijn al zaakgericht opgeslagen en zo niet, kunnen we er ‘zaken’ uit destilleren?"
“Hoe kunnen we voorkomen dat vervuiling in het huidige systeem wordt overgezet naar het nieuwe systeem?”
“Hoe kunnen we de datamodellen van het bron- en doelsysteem met elkaar matchen?”
“Hoe zetten we de bestaande workflows over?”

Daarnaast zijn er nog een aantal organisatorische vragen, zoals “Wat wordt er bij een migratie gevraagd van mijn medewerkers qua tijd en kennis?” Kortom, ook het overzetten van de content vanuit het bronsysteem naar het doelsysteem en de conversie van de data is een vraagstuk op zich en niet zo eenvoudig te beantwoorden.

Xillio migratie-aanpak voor zaaksystemen

Xillio heeft zeer veel ervaring met de bovenstaande vraagstukken. Met onze bewezen aanpak en connectoren kunnen wij uit vrijwel ieder content management systeem data exporteren. Op basis van deze data genereren wij inzichten en rapporten over structuur van de documenten, dossiers, zaken en metadata-waarden. Met behulp van deze inzichten bepalen we met de klant wat er nodig is qua mapping (vertaling) van structuur en metadata, of er eventueel selectieregels van toepassing zijn en of het verrijken van metadata nuttig en van toepassing is.

Alle regels worden vastgelegd in een migratie-ontwerp, op basis waarvan vervolgens de geautomatiseerde migratie plaatsvindt. Na migratie volgt uitgebreide rapportage over alle gemigreerde zaken en documenten.