Menu

Data transformeren en verplaatsen naar een zaaksysteem

Offerte opvragen

Data migreren naar een nieuw zaaksysteem

Na een succesvol doorlopen aanbestedingstraject omtrent zaakgericht werken is de keuze voor een nieuw zaaksysteem gemaakt. Maar dan komen er belangrijk vragen omtrent de migratie en transformatie van de content ter sprake. Vragen zoals:

  • “Wat doen we met de informatie die al is opgeslagen in oude postregistratie- of andere document management systemen?”
  • “Moeten we alle data overzetten of alleen een deel van de data overzetten?”
  • “Kan een gedeelte naar een archiefsysteem of e-Depot worden overgezet?”
  • “Welke documenten zijn al zaakgericht opgeslagen en zo niet, kunnen we er ‘zaken’ uit destilleren?"
  • “Hoe kunnen we voorkomen dat vervuiling in het huidige systeem wordt overgezet naar het nieuwe systeem?”
  • “Hoe kunnen we de datamodellen van het bron- en doelsysteem met elkaar matchen?”
  • “Hoe zetten we de bestaande workflows over?”

Daarnaast zijn er nog een aantal organisatorische vragen, zoals “Wat wordt er bij een migratie gevraagd van mijn medewerkers qua tijd en kennis?” Kortom, ook het overzetten van de content vanuit het bronsysteem naar het doelsysteem en de conversie van de data is een vraagstuk op zich en niet zo eenvoudig te beantwoorden.

Xillio migratie-aanpak voor zaaksystemen

Xillio heeft zeer veel ervaring met de bovenstaande vraagstukken. Met onze bewezen aanpak en connectoren kunnen wij uit vrijwel ieder content management systeem data exporteren. Op basis van deze data genereren wij inzichten en rapporten over structuur van de documenten, dossiers, zaken en metadata-waarden. Met behulp van deze inzichten bepalen we met de klant wat er nodig is qua mapping (vertaling) van structuur en metadata, of er eventueel selectieregels van toepassing zijn en of het verrijken van metadata nuttig en van toepassing is.

Alle regels worden vastgelegd in een migratie-ontwerp, op basis waarvan vervolgens de geautomatiseerde migratie plaatsvindt. Na migratie volgt uitgebreide rapportage over alle gemigreerde zaken en documenten.

Zaaksystemen die wij ondersteunen:

Dankzij onze connectoren ondersteunen wij extractie uit ieder content management systeem en import naar ieder bekend zaaksysteem. Zaaksystemen die wij regelmatig tegenkomen en naartoe hebben gemigreerd zijn:

Migratie naar exxellence
Migreren naar zaaksysteem Onegov
Migeren naar Corsa
Migratie naar zaaksysteem Decos Join
Migratie naar zaaksysteem Verseon van Circle Software
migratie naar zaaksysteem.nl

Migratie naar een zaaksysteem bij:

Migratie naar OneGov zaaksysteem

Gemeente Pijnacker-Nootdorp

De gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft haar zaaksysteem vervangen door het systeem OneGov. Zij wilden versneld stappen zetten om de visie op dienstverlening en het digitaal werken verder vorm te geven. Xillio hielp bij de selectie van bestanden en automatische migratie vanuit Corsa naar Onegov.

Download case →
GemeentNOFryslan_Klaas_de_Groot2

Gemeente Noardeast-Fryslân

De vier Friese gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland (DDFK) hielpen wij met de migratie vanuit content uit 3 verschillende Alfresco-omgevingen naar een nieuw zaaksysteem van Decos.

Download case →
Gemeente Utrecht Case

Gemeente Utrecht 

De afdeling Werk en Inkomen van de Gemeente Utrecht heeft het digitaal archief, gebaseerd op Alfresco, vervangen. Xillio heeft de content geanalyseerd, een tussenoplossing gebouwd en de content gemigreerd naar het zaaksysteem van leverancier Exxellence . 

Download Case →

Offerte opvragen

Vul het formulier in en wij nemen spoedig contact met u op.